АНАЛІЗ
стану обліково-статистичної роботи
в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим,
в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим
за перше півріччя 2012 року
Відповідно до плану роботи територіального управління ДСА України в АРК на друге півріччя 2012 року на підставі листа ДСА України щодо подання звітів за перше півріччя 2012 року відділом організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій (далі-відділ), проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим (далі – ТУ) в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим у першому півріччі 2012 року.
Протягом першого півріччя 2012 року відділом, який працював у звітному періоді у неповному складі, проведена значна робота щодо підвищення рівня організації обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим.
З метою належної організації діловодства в місцевих загальних судах в цілому, та в частині ведення обліково-статистичної роботи, зокрема, а також надання практичної і методичної допомоги працівникам апарату судів АРК, спеціалістами відділу у першому півріччі 2012 року, відповідно до плану роботи, проведені перевірки щодо вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та звернення судових рішень до виконання:
Кіровського районного суду – 06.02.2012 року;
перевірки стану організації діяльності суду за результатами попереднього вивчення організації діяльності суду:
Центрального районного суду м. Сімферополя – з 28.02. по 29.02.2012 р.;
Совєтського районного суду – 20.03.2012 р.
Роздольненського районного суду - 10.04.2012 р.
Феодосійського міського суду – 17-18.05.2012 р.
Нижньогірського районного суду – 14.06.2012 р.
Вказані перевірки проведені відповідно до планів, які затверджені начальником територіального управління. Майже всі перевірки були проведені за участю спеціалістів РСП ДП «ІСС».
Водночас під час перевірок спеціалістами відділу були надані відповідні роз’яснення працівникам апарату судів по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.
Слід зазначити, що у Совєтському, Нижньогірському, Центральному м. Сімферополя районних судах стан організації діловодства у першому півріччі 2012 року, у порівнянні з попередніми роками, покращився. Судами прийняті заходи щодо усунення недоліків, встановлених в ході попередніх перевірок.
За результатами вивчень спеціалістами відділу, які приймають участь у перевірках, проводяться оперативні наради з головами, суддями та працівниками апарату вищевказаних судів, де висвітлюються найбільш актуальні та проблемні питання, виявлені у ході проведення вивчень стану діловодства, які спрямовані на надання практичної та методичної допомоги працівникам апарату суду.
Слід зазначити, що при проведенні вищезазначених вивчень стану організації забезпечення діяльності судів значна увага приділяється таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду (у тому числі, стосовно планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду), а також щодо оформлення та ведення справ Номенклатури справ суду, судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково-статистичної роботи, організації та контролю за веденням архівної справи суду, щодо розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі.
Проведені перевірки показали, що, в цілому, реєстрація справ і матеріалів, що надходять до місцевих загальних судів автономії, здійснювалась відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 р., зі змінами та доповненнями, Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів від 05.06.2006р., зі змінами та доповненнями.
Ведення діловодства в судах АР Крим здійснювалось за допомогою КП «Документообіг загальних судів», а з 27.02.2012 р. – КП «Д-3», при цьому своєчасно використовувались впроваджені оновлення чергових версій програми.
Разом із цим, у деяких судах продовжують мати місце помилки і порушення під час реєстрації справ і матеріалів та правильного відображення їх в статистичних звітах. Основними порушеннями (зауваженнями), які встановлені у ході вивчень, як і раніше, є:
- порушення хронології реєстрації справ та матеріалів, у зв’язку із чим, хотілося б звернути увагу працівників апарату суду на положення п. 3.1 діючої Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді: після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках шляхом заповнення даних в автоматизованій системі суду.
Особливо це стосується періоду переходу одного календарного року в інший;
- неперереєстрація залишку нерозглянутих справ(матеріалів) у реєстраційних журналах, у зв’язку з чим, виникає порушення статистичної звітності;
- зауваження щодо заповнення обліково-статистичних карток та реєстраційних журналів на справи та матеріали. Тут необхідно звернути увагу на той факт, що саме картки (реєстраційні журнали) є первинним документом, за яким справа (матеріал) обліковується у звітах про роботу суду. Таким чином, саме неякісне та несвоєчасне заповнення зазначених карток або реєстраційних журналів призводить, у більшості випадків, до перекручень даних, відображених у звітах. При цьому, у картці (реєстраційному журналі) повинні бути заповненні всі необхідні реквізити (графи), оскільки саме картка (реєстраційний журнал, в окремих випадках), на відміну від справ та матеріалів зберігається у суді постійно та знищенню не підлягає;
- зауваження щодо нероздрукування реєстраційних журналів та обліково-статистичних карток. Необхідно звернути увагу на положення п.3.1 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді: роздрукування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку. Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку. При цьому, слід відмітити, що деякі реєстраційні книги та контрольні журнали ведуться в судах у паперовому вигляді та заповнюються вручну, тому що немає технічної можливості вести їх в електронному вигляді;
- перекручення статистичної звітності;
- зауваження щодо правильності та достовірності заповнення списків справ призначених суддею до розгляду, у відповідності з наданої Теруправлінням формою, що в свою чергу призводить до неправильного заповнення обліково-статистичних карток;
Слід відмітити, що значна кількість порушень у ведені обліково-статистичної роботи приходиться на той період, коли працівники канцелярії суду знаходяться на лікарняному або у відпустці. Особи, які їх заміщують на цей час, не компетентні в цих питаннях, на деяких ділянках роботи не приділяють достатньої уваги, що впливає на рівень діловодства в суді.
З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і причин, що сприяють їх виникненню, відділом постійно надаються роз’яснення з актуальних питань, а саме, щодо правильної реєстрації судових справ, матеріалів і відображення їх у статистичних звітах, практична та методична допомога, у тому числі з виїздом до суду.
З метою організації підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються судовою статистикою, проведено наступну роботу.
У рамках підвищення професійного рівня та ділової кваліфікації працівників апарату місцевих загальних судів було залучено 4 працівників апарату судів, у тому числі головних спеціалістів по ІТ інших судів для вивчення стану організації діловодства та роботи по зверненню судових рішень в місцевих загальних судах АР Крим згідно плану роботи відділу.
Так, при проведенні вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та звернення судових рішень до виконання в Роздольненському районному суді залучалися працівники апарату Судацького міського, Первомайського районного судів, в Совєтському районному суді залучався працівник апарату Центрального районного суду м. Сімферополя, Феодосійському міському суді - керівник апарату Центрального районного суду м. Сімферополя.
Вказана практика є дуже позитивною та результативною, що дозволяє не тільки більш заглиблено підходити до вивчення стану організації тих чи інших ділянок роботи суду, з урахуванням певної специфіки роботи на тих чи інших ділянках роботи, а й на місці вирішувати проблемні питання, обмінюватися досвідом роботи, а також переймати більш удосконалені розробки та ідеї для розповсюдження в інших судах.
У рамках підвищення кваліфікації працівників апарату судів, покращення стану організації діловодства та обліково-статистичної роботи та у зв’язку з питань впровадження та функціонування автоматизованої системи документообігу «Д-3» 24 лютого 2012 року проведено семінарське навчання з головними спеціалістами судів з інформаційних технологій місцевих загальних судів АР Крим за участю спеціалістів регіональної служби підтримки інформаційно-технічної діяльності судів в Автономній Республіці Крим ДП «Інформаційні судові системи», у тому числі з метою визначення обсягу програмних та технічних недоліків програми для надання зауважень та пропозицій щодо покращення роботи модулів програми розробникам даного продукту програмного забезпечення.
На підставі листа в.о. Голови Державної судової адміністрації України Півторака В.В. з метою підвищення ефективності роботи працівників, що займаються судовою статистикою і головними спеціалістами з ІТ 21 червня 2012 року організовано та проведено загальний відеосемінар з підготовки та формування статистичних звітів засобами КП «Д-3» за участю фахівців Державної судової адміністрації України та департаменту розробки програмного забезпечення ДП «Інформаційні судові системи», 20 червня 2012 р. організовано проведення зазначеного семінару в приміщенні Теруправління з працівниками апарату Апеляційного суду АР Крим, що займаються судовою статистикою.
Проведення семінарів дозволило його учасникам в тісній робочій атмосфері обмінятися досвідом роботи на даній ділянці, в ході дискусії вирішити спірні моменти і усунути багато питань, суперечностей, що виникають в роботі, при цьому, з'явилася можливість висловити свою думку і почути думку колег, поділитися напрацьованою практикою.
Також прийнято участь в підготовці інформації до засідання колегії територіального управління ДСА в АРК, відповідно до планів проведення колегій: з питань здачі обліково-статистичних звітів місцевими судами АР Крим за 2011 рік (від 30.03.2012 р.).
Відділом проведено моніторинг та узагальнено інформацію з питань проведення спільних звірок правоохоронних органів з судами щодо результатів розгляду кримінальних справ, направлених до суду, та виконання органами внутрішніх справ та судами вимог Інструкції «Про єдиний облік злочинів», у зв’язку із проведенням прокуратурою АР Крим міжвідомчої спільної наради від 04.08.2011 року.
На виконання постанови міжвідомчої наради від 28.09.2011р., що проводилась прокуратурою АР Крим з питань виконання судових рішень про стягнення коштів до бюджету проводиться моніторинг проблем, які виникають у судах АР Крим з питання звернення до виконання судових рішень про стягнення коштів до бюджету (штрафів, конфіскацій, витрат на ІТЗ, судового збору) на підставі проведених взаімозвірок з органами податкової служби на місцях та узагальнена інформація надіслана до Державної податкової служби в АР Крим з метою прийняття відповідних заходів та покращення контролю з боку ДПС в АР Крим, при цьому ця інформація доведена до відома прокуратури АР Крим.
На виконання завдання ДСА України щомісячно аналізується інформація місцевих судів Автономної Республіки Крим про забезпечення доступу судів до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців.
Згідно з інформацією, наданою місцевими загальними судами Автономної Республіки Крим, на підставі наданих місцевими судами відповідних заяв встановленого взірця, технічним адміністратором ЄДР – Державним підприємством «Інформаційно-ресурсний центр» приймаються заходи щодо встановлення програмного забезпечення по формуванню Спеціального витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців в місцевих судах Автономної Республіки Крим, яке встановлено майже у всіх судах автономії.
За звітний період було здійснено обробку статистичної інформації, яка повинна бути розміщена на відповідних сторінках веб-сайту місцевих загальних судів АР Крим.
З метою встановлення недоліків та проблем, що негативно впливають на стан обліково-статистичної роботи, на протязі першого півріччя 2012 року спеціалістами відділу проведено аналізи:
- аналіз стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим, в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим за 2011 рік;
- аналіз стану здійснення правосуддя місцевими загальними судами Автономної Республіки Крим за 2011 рік;
- аналіз стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України у 2011 році;
- аналіз стану розгляду звернень громадян та юридичних осіб місцевими загальними судами АР Крим за 2011 рік;
Крім того проведені узагальнення:
- узагальнення інформації щодо навантаження суддів місцевих загальних судів Автономної Республіки Крим у 2011 році;
- щомісячні узагальнення за строками передачі справ після їх розгляду до канцелярії місцевих загальних судів АР Крим.
Вищезазначені аналізи та узагальнення надсилались в місцеві загальні суди Автономної Республіки Крим для відома, обговорення на оперативних нарадах та прийняття заходів по усуненню недоліків, встановлених на тих чи інших ділянках роботи судів, та недопущенню їх у подальшій роботі.
В свою чергу, на виконання рішень колегій Теруправління судами проведені аналізи статистичних даних (здійснення правосуддя), аналізи стану обліково-статистичної роботи, аналізи стану розгляду звернень громадян та юридичних осіб, копії яких надіслані в територіальне управління відповідно Методичних рекомендації щодо порядку проведення аналітичної роботи в місцевих загальних судах АР Крим, розроблених спеціалістами Теруправління у 2011 році.
Крім зазначених аналізів судами проводиться ряд аналітичних досліджень з різних тем.
При визначені теми для проведення аналізу судами приймаються до уваги значимість, необхідність та актуальність.
Згідно плану роботи суду деякі аналізи, проводяться щорічно або кожні півроку. Наприклад, проведення аналізу звернень громадян, аналіз щодо наповнення Єдиного Державного реєстру судових рішень. Проведення аналітичних досліджень по конкретним проблемним питанням допомагає виробити певну практику вирішення цих питань, виявити негативні моменти та наслідки і внести конкретні пропозиції і рекомендації по поліпшенню стану організації роботи на конкретній ділянці.
Спеціалістами відділу щотижнево аналізуються статистичні відомості з додаванням переліку судових рішень, внесених до Єдиного державного реєстру судових рішень за минулий тиждень місцевими загальними судами АР Крим, з метою прийняття заходів судами АР Крим щодо належної організації роботи по наповненню ЄДРСР та безумовного виконання вимог Закону України «Про доступ до судових рішень», постанови Кабінету Міністрів України від 26.05.2006 р. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» та рішення Ради суддів Апеляційного та місцевих судів АР Крим № 29 від 26.12.2008 року.
Крім того, спеціалістами відділу спільно зі спеціалістами Регіональної служби підтримки Державного підприємства «Інформаційні судові системи», яка на виконання доручення ДСА України продовжує здійснювати технічну та інформаційну підтримку КП «Д-3», проводиться моніторинг з питань функціонування автоматизованої системи документообігу «Д-3» в місцевих загальних судах АР Крим.
Також спільно розроблено механізм автоматичного формування описів тимчасового, тривалого та постійного зберігання справ, про який повідомлено ДСА України для внесення пропозицій в межах компетенції щодо змін та доповнень до обліково-статистичних карток.
У період з 03.01.12 р. по 06.01.12 р. спеціалістами з судової статистики були прийняті статистичні звіти за підсумками роботи загальних судів автономії за 2011 рік.
З 09.01.12 р. по 20.01.12 р. проведено обробку та зведення вказаних звітів, а також звітів про стан судимості та склад засуджених за 2011 рік.
За результатами зведення звітів за 2011 рік, у лютому-березні 2012 року підготовлені аналітичні дослідження про стан здійснення правосуддя та здійснено у ручному режимі розрахунок показників середньомісячного навантаження та надходження справ до місцевих загальних судів автономії, а також показники щодо розгляду, залишку та порушення строків розгляду справ та матеріалів, оскільки на даний час не було надано відповідних шаблонів та формул для розрахунку таких показників автоматично, які надіслані для відома до Апеляційного суду АРК, місцевих загальних судів автономії.
Щоквартально проводилась підготовка зведеного статистичного звіту за формою № 1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ».
Щоквартально проводилась підготовка зведеного статистичного звіту за формою № 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України».
Щомісячно на підставі контрольного листа голови Ради міністрів АРК на адресу Міністерства економічного розвитку та торгівлі АРК та листа Міністра освіти та науки, молоді та спорту АРК від 10.08.2011 року узагальнювалася та надавалася інформація місцевих загальних судів АРК щодо правопорушень законодавства у сфері інтелектуальної власності.
Відповідно до доручення Віце-прем’єр-міністра України від 07.06.10 року також щомісячно узагальнюється та надається до Міністерства економічного розвитку та торгівлі АРК інформація щодо виявлення порушників майнових прав на музичні фонограми та їх примірники.
У зв’язку із ліквідацією військових судів з вересня 2010 року впроваджений щомісячний контроль щодо обліку військовослужбовців та працівників Збройних Сил України, засуджених місцевими загальними судами АР Крим за вчинення злочинів.
На виконання листів та завдань ДСА України проведено звірку щодо фактів відкладення розгляду справ у зв’язку із нездійсненням доставки підсудних у судові засідання у місцевих загальних судах АР Крим. Це питання знаходиться на контролі Теруправління.
На протязі звітного періоду поточного року на адресу місцевих загальних судів, у тому числі на підставі відповідних запитів судів АР Крим, було надіслано багато листів методичного характеру щодо надання роз’яснень з питань правильного ведення діловодства у суді, обліково-статистичної роботи, роз’яснень положень діючих Інструкцій, а також із прийняттям нових та внесенням змін до діючого законодавства та оброблено багато запитів органів прокуратури, МВС України в АР Крим та інших державних органів.
Слід відмітити, що звіти за 2011 рік складалися судами в паперовому та електронному вигляді та подавалися за допомогою КП «ДЗС». У зв’язку з рядом проблемних питань щодо роботи КП «ДЗС», звіти судів формувалися у ручному режимі з використанням шаблонів звітів. Враховуючи той факт, що обліково-статистичні картки в електронному варіанті не мали даних, необхідних для автоматичної побудови звітів, судами напередодні звітного періоду роздруковувалися обліково-статистичні картки та необхідні відомості заносилися вручну.
Спеціалістами ТУ ДСА України в АРК річні звіти приймалися за допомогою підсистеми комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів» та оброблялись за допомогою комп’ютерної програми Microsoft Excel.
Звіти за формами №№ 2-А, 2-Ц, 4 та 5 приймалися головним спеціалістом відділу Кравцовою М.О., звіти за формами № № 1, 1-ОП, 1-Л та 3 – головним спеціалістом відділу Готовчиць Г.А.
Щодо технічної сторони виникнення проблем при зведенні первинних звітів спеціалістами Теруправління, потрібно відмітити той факт, що прийняття звітів спеціалістами Теруправління почалося з 03.01.2012 року та на момент прийняття були актуальні шаблони форм для вводу даних, які у свою чергу були надіслані на адресу Теруправління Державною судовою адміністрацією України на передодні подання річних звітів та у свою чергу переслані на адресу судів для розрахунку первинних звітів за 2011 рік. Однак 05.01.2012 року на адресу Теруправління знову були надіслані нові шаблони з оновленнями, які дозволяли проводити відповідні перевірки та утримували коректні умови логічного контролю.
У зв’язку з тим, що на даний час формуванню, редагуванню своєчасному та достовірному заповненню карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи за допомогою КП «ДЗС» та «Д-3» не перешкоджає будь-які технічні недоліки програми спеціалістами судової статистики у судах проводилась обробка та відповідні посилки надсилалися до Теруправління, що дозволяло спеціалістам Теруправління своєчасно та повно проводити перевірку та обробку карток на осіб на протязі звітного періоду.
Прийняття статистичних звітів за підсумками роботи за перше півріччя 2012р. проводилося з 02.07.12 р. по 06.07.12 р., відповідно до графіку, затвердженого заступником начальника територіального управління 18 червня 2012 р.
Щодо прийняття звітів слід зазначити наступне.
26.06.2012 р. до місцевих загальних судів АР Крим надійшов лист ДП «ІСС» про вихід нової версії 3.3. комп'ютерної програми для автоматизації документообігу загальних судів «Д-3».
У зв'язку з тим, що подібного листа про встановлення нової версії в судах із ДСА України безпосередньо на адресу ТУ ДСА України в АР Крим не надходило, Теруправління за власною ініціативою надіслало відповідний лист про встановлення нової версії. Така міра пов'язана з тим, що спеціалісти РСП ДП «ІСС», що знаходяться в Теруправлінні, спільно з спеціалістами із статистики апробовують кожну нову версію і дають реальні методичні рекомендації по встановленню тієї або іншої версії.
У святкові дні, а саме 28.06.2012 р. до місцевих загальних судів АР Крим надійшов лист ДП «ІСС» про вихід нової версії 3.3.1., якою передбачаються нові шаблони.
Формою 2-А з урахуванням додавання рядка 91, умови логічного контролю в програмі не були змінені, у зв'язку з чим, в місцевих судах спеціалістами ІТ доводилося вручну вантажувати шаблон УЛК – умови логічного контролю для форми 2-А. Таким чином, можливість зведення звіту формою 2-А в автоматичному режимі відсутня.
02.07.2012 р. в перший робочий день - день здачі піврічного звіту, спеціалістами РСП і Теруправління до судів було направлено лист з відповідними роз'ясненнями з даного питання.
За формою 4 «Звіт по зверненню до виконання рішень судів в частині майнових стягнень» місцевими загальними судами надавалися шаблони з даними за формою 4 після імпортування цих шаблонів в КП «Д-3» цифрові значення не відповідали ручним шаблонам по даній формі. Ця проблема існує на всій території України.
За станом на 03.07.2012 р. вирішень даної проблеми не було знайдено.
Нові шаблони за формами «2-А», «4» були отримані Теруправлінням лише 04.07.2012 р., тобто на 3 день прийому звітів (15 судів з 24 вже здали звіти до Теруправління).
Звіти судами формувалися в основному в ручному режимі.
Таким чином, в місцевих загальних судах АР Крим встановлені версії 3.3. і 3.3.1, працездатність яких судами не апробована, у зв'язку із здачею піврічних звітів з 02.07.2012 р. по 06.07.2012 р.
При цьому слід зазначити, що 21.06.2012 р. проведений спільний відео семінар з підготовки і формування статистичних звітів засобами КП «Д-3» за участю спеціалістів ДСА України і департаменту розробки програмного забезпечення ДП «ІСС». Проте його проведення було, на наш погляд передчасним, оскільки семінар проводився 21.06.2012 р. за версією 3.3., а в судах коли фактично використовувалася версія 3.2.2. Дата виходу нової версії 3.3. була запланована тільки на 28.06.2012 р., тобто напередодні здачі піврічних звітів.
Майже на всі питання, що ставилися на семінарі, розробниками програми давалася відповідь, що всі помилки і недоліки виправлені новою версією 3.3.
Під час прийняття звітів за 1 півріччя 2012 року жодний статистичний звіт не повернуто для доопрацювання у суди, що свідчить про покращення якості підготовки звітів. Разом із тим, при прийнятті звітів за формами №№ 1, 1-ОП, 2-Ц,2-А,3,4 були деякі зауваження та виправлення, а саме:
- при перевірці показників під час зведення спеціалістами Теруправління звіту за формою №1 було виявлено, що при складанні звіту не всіма судами використовувалися відповідні шаблони для вводу даних, що у свою чергу викликало певні проблеми при перевірці звітів, тобто підраховані та внесені показники про кількість справ та осіб, які перебували на розгляді в судах, у деяких рядках звіту не відповідали дійсній їх кількості. На підставі чого Алуштинським міським та Євпаторійським міським судами додатково вносились зміни та доповнення до звітів;
- при зведенні звіту за формою №1-ОП та звіркою з показниками звітів за формою № 1 Сімферопольського районного та Алуштинського міського судів спеціалістом відділу встановлені арифметичні помилки щодо кількості справ, які були зупинені провадженням та у яких провадження не зупинено та справи знаходяться в суді понад 6 місяців, та інші помилки щодо розрахунку показників цього звіту (Євпаторійський міський суд). Такі помилки виправлялись. Така проблема виникла, оскільки працівниками, на яких було покладено обов’язки по складанню звіту за формами № 1-ОП та № 1 деякі показники звітів підраховувалися окремо та ними не були враховані вимоги Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, а також проігноровані методичні рекомендації, які були надані напередодні подання звітів під час проведення відео конференції-семінару, це потягло вказані помилки;
- деякі уточнення показників до звіту за формою № 1-Л також вносилися Євпаторійським міським судом, звіт було виправлено та прийнято;
- при перевірці звітів за формою № 3 у розділі 1 помилки було допущено у частині заповнення показників статей, оскільки при складанні звітів деякими судами (Роздольненський районний та Ялтинський міський суди) були використані застарілі шаблони для вводу даних звіту, але під час прийняття таких звітів працівникам апарату судів було надано можливість виправлення та після перенесення відповідних даних до належного шаблону, звіти було прийнято.
Окрім того, слід відмітити, що при складанні звіту та заповнені Довідки до розділу 1 багатьма судами автономії не вірно вносилися показники стосовно вилучених предметів, грошей або наркотичних, отруйних, сильнодіючих та радіоактивних речовин, а також дані щодо конфіскованих товарів, цінностей, валюти та автомобілів, таким чином порушуючи вимоги п. 3.5.12 Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів.
При поданні та зведенні звітів за формою 2-А:
- Сакським міськрайонним, Білогірським районним судами вносилися виправлення у Розділ 1 графу 4 (повернуто позовних заяв), оскільки в дану графу, замість графи 3 (усього), внесені позовні заяви, яки були залишені без розгляду. Слід зазначити, що це питання неодноразово висвітлювалося на семінарських зайняттях, однак продовжують мати місце факти невірного відображення позовних заяв, залишених без розгляду. Також вносилися виправлення у Розділ 1 Первомайським районним судом.
- вносилися виправлення у рядок 117 (інші справи) і відповідно в інші рядки, оскільки показники графи 117 переносилися в інші рядки у зв’язку із зміною категорії справи Сакським міськрайонним, Ленінським районним судами;
Судакський міський суд використовував «старий» шаблон звіту, без урахування нового рядку 91 (процедур здійснення контролю Рахунковою палатою, державного фінансового контролю, внутрішньої контрольно-ревізійної роботи), у зв’язку з чим усі показники розділу 2 змістилися на1рядок, що у свою чергу потягло зміну залишків.
- виправлення вносилися у Розділ 4 (результати розгляду заяв про перегляд рішень за нововиявленими обставинами) Керченським міським судом оскільки секретарі суду у графу 1 (залишок заяв, щодо яких не вирішено питання про відкриття провадження за нововиявленими обставинами на початок звітного періоду) перенесли дані за 2011 рік з графи 14 (залишок нерозглянутих заяв на кінець звітного періоду, за якими відкрито провадження за нововиявленими обставинами). Центральним районним судом м. Сімферополя вносилися виправлення у розділ 4, оскільки невірно були підраховані заяви, які перебували в провадженні (графа 6). Також у зазначений розділ вносилися виправлення Первомайським, Совєтським районними судами АР Крим.
При поданні та зведенні звітів за формою 2-Ц:
Алуштинським міським судом вносилися виправлення у Розділ 2.2 у зв’язку з тим, що показники рядків 19-27 невірно були підраховані у загальному рядку 18;
- Ялтинським міським судом вносилися виправлення у п/р 1.2 гр.4 (відмовлено у прийнятті заяви). Слід зазначити, що на семінарських заняттях на правильність заповнення цього розділу зверталася особлива увага працівників апарату суду;
- Сакським міськрайонним судом вносилися виправлення у розділ 4 (результати розгляду заяв про перегляд рішень, ухвал суду чи судових наказів у зв’язку з нововиявленими обставинами);
- Ленінським районним судом заповнений підрозділ 10.2 (відомості про витрати на ІТЗ) при тому, що Теруправлінням у листі щодо подання звітності за перше півріччя 2012 року від 25.06.2012 № 03-11/ 61 зверталася увага на те, що у зв’язку зі змінами чинного законодавства у звітності судів не заповнюються дані щодо витрат інформаційно-технічне забезпечення (звіт за формою № 2-Ц розділ 10.2). Крім того, про даний нюанс зазначалося і на семінарському занятті с працівниками апарату судів.
- у рядок 17 Довідки до звіту (кількість справ окремого провадження, розглянутих з участю народних засідателів) вносилися виправлення Київським районним м. Сімферополя, Ялтинським міським судами;
- Чорноморським районним судом вносилися виправлення в рядок 16 Довідки до звіту (відправлено копій постанов про скасування судових наказів стягувачам та боржникам з порушенням вимог, передбачених частиною 4 статті 106 ЦПК України). Слід зазначити, що вказана помилка була припущена Чорноморським районним судом і при складанні звіту за 2011 рік. Крім того, ця помилка була відображена і в аналізі стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим за 2011 рік, однак незважаючи на цій факт працівниками апарату суду знову припускається вказана помилка.
При поданні та зведенні звітів за формою 4:
- виправлення вносилися Алуштинським міським судом у Розділ 2 рядки 2 і 3 оскільки суму матеріальних збитків, установлених судом (рядок 1) проставили і в рядку 2 (сума моральної шкоди, установлена судом), в свою чергу, вказану суму із рядка 2 указали у рядку 3 (сума прихованого прибутку). Також вносилися виправлення у Розділ 3 рядок 14 (інші види економічної діяльності).
- Євпаторійським міським судом невірно були підраховані показники графи 5 і 6 розділу 3.
- Совєтським районним судом вносилися виправлення у розділ 3 графи 5 і 6 у зв’язку з невірним відображенням показників у графі 6 замість графи 5;
Підтвердження показників звіту Ялтинського міського суду не відповідали показникам самого звіту.
При додатковій перевірці і витребуванні підтверджень деяких показників спеціалістом ТУ ДСА в АРК в ході зведення звітів місцевих загальних судів АРК вносилися виправлення в звіт формою 2-А Нижньогірським, Железнодорожным м. Сімферополя районними судами.
В звіт за формою 2-Ц –Первомайським районним судом.
Разом з тим, як позитивний момент, необхідно відзначити, що виправлення до звітів не вносилися, були використані шаблони з урахуванням внесених змін такими судами, як:
- Армянським міським судом;
- Бахчисарайским районним судом;
- Джанкойським міським судом;
- Керченським міським судом;
- Кировским районним судом;
- Красногвардійським районним судом;
- Красноперекопськім міськрайонним судом;
Таким чином, хочеться відзначити, що всі без виключення вищевикладені помилки, які були допущені судами в звітах, були предметом обговорення на семінарських заняттях.
Головними причинами, які потягли за собою виправлення у звітах, уточнення деяких показників, роздрукування належних варіантів звітів судів, – це саме технічні помилки та робота у новій програмі.
Тобто, при складанні звітів показники в них працівниками суду пораховані майже всі вірно, за винятком деяких випадків, але при внесенні їх в електронну форму звіту, допускалися неточності, оскільки складанням звітів та внесенням їх у електронну форму у судах займаються, як правило, різні працівники. А після занесення даних у комп’ютер, не всіма працівниками суду ретельно перевіряється точність та вірність внесення інформації у електронний формат.
Окрім того, слід відмітити, що подання річної звітності відбувалося за допомогою комп’ютерної програми «Д-3», яку було впроваджено в судах починаючи з 01.01.2011 року, спочатку КП «Документообіг загальних судів» впродовж усього 2011 року та впродовж 1 півріччя 2012 року, до якої постійно вносилися зміни та надходили відповідні оновлення, останні з яких надійшли зовсім напередодні подання звітів місцевими загальними судами АР Крим. До того ж, як вже було зазначено вище відповідні шаблони були надані додатково вже у період подання звітів місцевими загальними судами автономії до Теруправління, тому, несвоєчасне надання до Теруправління та місцевих загальних судів відповідних файлів для подання первинної звітності потягло неодноразове внесення показників звітів до файлів та спричинило виникнення багаточисельних технічних помилок та невірного внесення таких показників до відповідних файлів. Оскільки оновлення КП «Д-3» здійснювалося у період подання звітності судами до ТУ та безпосередньо у період зведення звітів Теруправлінням, відсутність належної перевірки звітів у електронному вигляді за допомогою програми у свою чергу і спричинило деякі труднощі, що потягли неодноразові виправлення та перенаправлення відповідних файлів, які потім також неодноразово перевірялися та перераховувалися зведені звіти.
Однак, слід відмітити, що і більшістю працівників апарату судів не завжди враховувались особливості та можливості нової програми. З урахуванням введення в штат апарату судів посади головного спеціаліста з інформаційних технологій, робота з комп’ютерною програмою повинна бути полегшена, але не завжди спеціалістами та працівниками своєчасно та уважно приймалися до відома оновлення та зміни в програмі, що потягло у свою чергу виправлення відповідних файлів зі звітами.
Таким чином, працівникам суду, які відповідальні за складання звітів за цими формами, необхідно приділити більшу увагу перевірці вірності показників у електронній формі звіту, та не забувати, що підписуючи такого роду документ не тільки вони відповідають за достовірність внесеної інформації, а й, насамперед, голова суду, який підтверджує правильність даних звіту та керівник апарату суду.
На належну підготовку та складання звітів також безперечно впливає стаж роботи та освіта працівників, що можливо відобразити наступним чином:
- 28,5 % працівників, що займаються обліково-статистичною роботою мають стаж роботи на даній посаді до 1 року, 12,4 % - від 1 до 2 років, 19 % - від 2 до 5 років, 19 % - від 5 до 10 років, 21,1 % - більше 10 років;
Таким чином, той факт, що 28,5 % працівників, що займаються обліково-статистичною роботою в судах мають стаж роботи на даній посаді до 1 року, безперечно вплинув на якість складання піврічних звітів, оскільки відсутність стабільних кадрів, спеціальної освіти та відповідного досвіду роботи у секретарів суду є однією зі складових як ведення обліково-статистичної роботи в суді в цілому, так й успішної та якісної здачі звітів, зокрема.
З урахуванням наведеного, з метою покращення стану обліково-статистичної роботи у місцевих загальних судах АРК та недопущення помилок у звітності судів, вважаємо за доцільне рекомендувати:
1. Головам та керівникам апарату місцевих загальних судів Автономної Республіки Крим:
1.1 Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації судових справ і матеріалів та заповненню документів первинного обліку, у тому числі, шляхом включення у план роботи суду та проведення перевірок ведення (якості та достовірності заповнення) всіх видів обліково-статистичних карток на справи (матеріали).
1.2 Контролювати виконання директивних документів, постанов колегії, наказів, листів Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим.
1.3 Контролювати виконання заходів, які передбачені планами роботи суду.
1.4 Щоквартально планувати і проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями судової статистики.
1.5 Включати в плани роботу суду проведення занять з працівниками канцелярії суду щодо аналізу помилок, які допускаються під час складання статистичних звітів, з метою їх подальшого виключення.
2. Відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики і інформаційних технологій територіального управління Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим:
1. Щорічно та піврічно аналізувати стан обліково-статистичної роботи місцевих загальних судів, стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами АР Крим та дані судової статистики, узагальнювати інформацію місцевих загальних судів щодо кількості судових справ, винесених з посиланням на рішення Європейського суду з прав людини, а також узагальнювати інформацію щодо достовірності заповнення та обробки карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи.
2. Розраховувати таблиці по навантаженню суддів місцевих загальних судів АР Крим по розгляду справ.
3. На протязі другого півріччя 2012 року провести семінарські заняття з працівниками апарату місцевих судів з питань ведення обліково-статистичної роботи за допомогою КП «Д-3»: з кримінальних справ, цивільних та адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення та справ, матеріалів інших категорій; за результатами здачі звітності про роботу місцевих загальних судів АР Крим, приймати заходи, у тому числі, шляхом направлення відповідних листів, щодо участі у семінарах-навчаннях, які проводитимуться спеціалістами ТУ з питань ведення судової статистики, спеціалістів із судової статистики Апеляційного суду АРК.
4. Вивчати стан обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах згідно плану роботи відділу із залученням спеціалістів РСП ДП «ІСС»
5. При вивченні стану обліково-статистичної роботи у місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим приймати заходи щодо надання методичної та практичної допомоги посадовим особам, відповідальним за ведення цієї ділянки роботи.
Відділ організаційного забезпечення
діяльності судів, судової статистики
і інформаційних технологій
територіального управління
ДСА України в АР Крим
_03_03.png)
