АНАЛІЗ
стану обліково-статистичної роботи
в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим
за 2011 рік
Відповідно до плану роботи територіального управління ДСА України в АРК на перше півріччя 2012 року на підставі листа ДСА України щодо подання звітів за 2011 рік сектором організаційного забезпечення діяльності судів і судової статистики (далі-сектор) проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим (далі – ТУ), у 2011 році.
Протягом 2011 року сектором проведена значна робота щодо підвищення рівня організації обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим.
З метою належної організації діловодства в місцевих загальних судах в цілому, та в частині ведення обліково-статистичної роботи, зокрема, а також надання практичної і методичної допомоги працівникам апарату судів АРК, спеціалістами сектору у 2011 році, відповідно до плану роботи, проведені перевірки щодо вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та звернення судових рішень до виконання:
Київського районного суду м. Сімферополя –
з 12.04.по 19.04.2011 року;
Сімферопольського районного суду –
з 26.04. по 29.04.2011 року;
Ялтинського міського суду – з 24.05.по 30.05.2011 року;
Алуштинського міського суду - з 19.10. по 20.10.2011 року;
Бахчисарайського районного суду – з 08.11. по 10.11.2011 року.
Проведено цільову перевірку стану організації та ведення архівної справи, у тому числі обліково-статистичної роботи у Первомайському районному суді - 08.06.2011 року.
Здійснено цільові перевірки за результатами вивчення стану організаційного забезпечення роботи, також з питань обліково-статистичної роботи :
Ленінського районного суду – 26.10.2011 року.
Залізничного районного суду м. Сімферополя - з 23.11. по 24.11.2011 року.
Вказані перевірки проведені відповідно до планів, які затверджені начальником територіального управління.
Водночас, під час перевірок, спеціалістами сектору були надані відповідні роз’яснення працівникам апарату судів по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.
Слід зазначити, що у Сімферопольському, Бахчисарайському районних, Алуштинському міському судах стан організації діловодства та у Первомайському районному суді стан організації та ведення архівної справи у 2011 році, у порівнянні з попередніми роками, покращився. Судами прийняті заходи щодо усунення недоліків, встановлених в ході попередніх перевірок.
Разом із тим стан організації діловодства у Ялтинському міському та Київському районному м. Сімферополя судах погіршився.
При цьому, судами приймаються заходи щодо усунення недоліків, встановлених в ході перевірок, однак не завжди приймаються до уваги та практично знаходять своє застосування ті методичні рекомендації, які надаються спеціалістами сектору як безпосередньо у ході проведення вивчень та спілкування з відповідальними особами на тій та іншій ділянці роботи суду, так і в ході проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з приводу покращання та більш ефективної організації роботи в суді.
За результатами вивчень спеціалістами сектору, які приймають участь у перевірках, проводяться оперативні наради з головами, суддями та працівниками апарату вищевказаних судів, де висвітлюються найбільш актуальні та проблемні питання, виявлені у ході проведення вивчень стану діловодства, які спрямовані на надання практичної та методичної допомоги працівникам апарату суду.
Слід зазначити, що при проведенні вищезазначених вивчень стану організації забезпечення діяльності судів значна увага приділяється таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду (у тому числі, стосовно планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду), а також, щодо оформлення та ведення справ Номенклатури справ суду, судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково-статистичної роботи, організації та контролю за веденням архівної справи суду, щодо розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі.
Проведені перевірки показали, що, в цілому, реєстрація справ і матеріалів, що надходять до місцевих загальних судів автономії, здійснювалась відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 р., з наступними змінами та доповненнями, Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів від 05.06.2006р., зі змінами та доповненнями.
Разом із цим, у деяких судах продовжують мати місце помилки і порушення під час реєстрації справ і матеріалів та правильного відображення їх в статистичних звітах. Основними порушеннями (зауваженнями), які встановлені у ході вивчень, як і раніше, є:
- порушення хронології реєстрації справ та матеріалів, у зв’язку із чим, хотілося б звернути увагу працівників апарату суду на положення п. 3.1 діючої Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді: після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.
Особливо це стосується періоду переходу одного календарного року в інший;
- не перереєстрація залишку нерозглянутих справ(матеріалів) у реєстраційних журналах, у зв’язку з чим, виникає порушення статистичної звітності;
- зауваження щодо заповнення обліково-статистичних карток та реєстраційних журналів на справи та матеріали. Тут необхідно звернути увагу на той факт, що саме картки (реєстраційні журнали) є первинним документом, за яким справа (матеріал) обліковується у звітах про роботу суду. Таким чином, саме неякісне та несвоєчасне заповнення зазначених карток або реєстраційних журналів призводить, у більшості випадків, до перекручень даних, відображених у звітах. При цьому, у картці (реєстраційному журналі) повинні бути заповненні всі необхідні реквізити (графи), оскільки саме картка (реєстраційний журнал, в окремих випадках), на відміну від справ та матеріалів зберігається у суді постійно та знищенню не підлягає;
- зауваження щодо не роздруковування реєстраційних журналів та обліково-статистичних карток. Необхідно звернути увагу на положення п.3.1 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді: роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку. Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку;
- перекручення статистичної звітності;
- зауваження щодо правильності та достовірності заповнення списків справ призначених суддею до розгляду, у відповідності з наданої Теруправлінням формою, що в свою чергу призводить до неправильного заповнення обліково-статистичних карток;
Слід відмітити, що значна кількість порушень у ведені обліково-статистичної роботи приходиться на той період, коли працівники канцелярії суду знаходяться на лікарняному або у відпустці. Особи, які їх заміщують на цей час, не компетентні в цих питаннях, на деяких ділянках роботи не приділяють достатньої уваги, що знижує рівень діловодства в суді.
З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і причин, що сприяють їх виникненню, сектором постійно надаються роз’яснення з актуальних питань, а саме, щодо правильної реєстрації судових справ, матеріалів і відображення їх у статистичних звітах, практична та методична допомога.
З метою організації підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються судовою статистикою, проведено наступну роботу.
У рамках підвищення професійного рівня та ділової кваліфікації працівників апарату місцевих загальних судів було залучено 12 працівників апарату судів для вивчення стану організації діловодства та роботи по зверненню судових рішень в місцевих загальних судах АР Крим.
Так, при проведенні вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та звернення судових рішень до виконання в Сімферопольському районному суді залучалися працівники апарату Центрального районного суду м. Сімферополя, Нижньогірського районного суду, при проведенні комплексного вивчення стану організації діловодства в Ялтинському міському суді залучався працівник апарату Центрального районного суду м. Сімферополя, Бахчисарайському районному суді - працівник апарату Сімферопольського та Ленінського районних судів, Залізничному районному суді м. Сімферополя - працівники апарату Центрального районного суду м. Сімферополя.
Вказана практика дозволяє не тільки більш заглиблено підходити до вивчення стану організації тих чи інших ділянок роботи суду, з урахуванням певної специфіки роботи на тих чи інших ділянках роботи, а й на місці вирішувати проблемні питання, обмінюватися досвідом роботи, а також переймати більш удосконалені розробки та ідеї для розповсюдження в інших судах.
У рамках підвищення кваліфікації працівників апарату судів, покращення стану організації діловодства та обліково-статистичної роботи та у зв’язку з питань впровадження та функціонування автоматизованої системи документообігу «Документообіг загальних судів» в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим, спеціалістами сектору проведені планові семінарські заняття, на яких надано багато відповідних роз’яснень працівникам апарату судів:
- 20 та 21 січня 2011 року з головними спеціалістами судів з інформаційних технологій місцевих загальних судів АР Крим за участю спеціалістів регіональної служби підтримки інформаційно-технічної діяльності судів в Автономній Республіці Крим ДП «Інформаційні судові системи», у тому числі з метою визначення обсягу програмних та технічних недоліків програми для надання зауважень та пропозицій щодо покращення роботи модулів програми розробникам (ТОВ «Інститут математики та системного аналізу») даного продукту програмного забезпечення.
- 16 лютого 2011 року проведено зустріч-навчання з головними спеціалістами судів з інформаційних технологій місцевих загальних судів АР Крим з питань функціонування автоматизованої системи документообігу «Документообіг загальних судів» спеціалістом ДП «Інформаційні судові системи» Мацерою Б.С.
- 10 травня 2011 року сектором було організовано та проведено нараду з керівниками апарату місцевих загальних судів АР Крим та головними спеціалістами судів з інформаційних технологій, які використають у якості автоматизованої системи документообігу суду КП «Lotus Notes 6.5» з питань необхідності ведення діловодства за допомогою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів».
- 17.06.2011 року проведено семінарське навчання з питань обліково-статистичної роботи та складання звітів, їх оформлення та подання до Теруправління за формами № 1, 2-А, 2-Ц, 3, 1-Л, 1-ОП, а також щодо загальних питань подання відповідної інформації до звітів.
- 02.09.2011 року організовано та проведено нараду з керівниками апарату місцевих загальних судів АР Крим та їх заступниками щодо підсумків обліково-статистичної роботи місцевих загальних судів АР Крим за 1 півріччя 2011 року.
- 23.12.2011 р. проведено семінар з працівниками апарату місцевих загальних судів АР Крим з питань складання звітів за формами №1, 2-А, 2-Ц, 3, 4.
Проведення семінарів дозволило його учасникам в тісній робочій атмосфері обмінятися досвідом роботи на даній ділянці, в ході дискусії вирішити спірні моменти і усунути багато питань, суперечностей, що виникають в роботі, при цьому, з'явилася можливість висловити свою думку і почути думку колег, поділитися напрацьованою практикою.
З 31.10. по 01.11.2011 року головний спеціаліст сектору Кравцова М.О. прийняла участь в семінарі «Засади формування звітності засобами комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів» (КП «ДЗС») у м. Ірпінь.
Також, у рамках підвищення кваліфікації працівників апарату судів з метою їх заохочення та з нагоди святкування Дня працівників суду, з 29.11.11 р. по 02.12.11 р. проведені конкурси на звання «Найкращій за професією-2011» серед секретарів суду по кримінальним, цивільним справам, та справам про адміністративні правопорушення, осіб, які відповідальні за ведення роботи з систематизації законодавства, довідкової роботи місцевих загальних судів АР Крим.
При цьому, слід зазначити, що особи, що приймають участь у таких конкурсах, підвищують свій професійний рівень, у тому числі, прослуховуючи відповіді інших осіб, доповнюючи їх. Особи, яки не проходять в інші тури, залишаються у приміщенні конкурсу, та мають можливість, завдяки цьому навчатися, та опосередковано приймати участь у конкурсі.
Переможців конкурсу було нагороджено на урочистому святкуванні Дня працівників суду, яке проводилось 15.12.11 р. в приміщенні територіального управління державної судової адміністрації в АР Крим, із залученням ЗМІ та висвітлення цієї урочистої події у республіканських новинах на телебаченні та у пресі.
Також прийнято участь в підготовці інформації до засідання наради територіального управління ДСА України в АРК з головами та керівниками апарату місцевих загальних судів, відповідно до планів проведення нарад: з питань стану організації діловодства та судової статистики місцевих загальних судах АР Крим за 1 півріччя та 9 місяців 2011 року, які пройшли 02.09.11 р., 28.10.2011 року та 04.11.2011 року відповідно.
Крім того, сектором проведено моніторинг та узагальнено інформацію з питань проведення спільних звірок правоохоронних органів з судами щодо результатів розгляду кримінальних справ, направлених до суду, та виконання органами внутрішніх справ та судами вимог Інструкції «Про єдиний облік злочинів», у зв’язку із проведенням прокуратурою АР Крим міжвідомчої спільної наради від 04.08.2011 року.
На підставі постанови міжвідомчої наради від 28.09.2011р., що проводилась прокуратурою АР Крим з питань виконання судових рішень про стягнення коштів до бюджету проводиться моніторинг проблем, які виникають у судах АР Крим з питання звернення до виконання судових рішень про стягнення коштів до бюджету (штрафів, конфіскацій, витрат на ІТЗ, судового збору) з метою подальшої розробки спільних заходів з їх усунення.
З метою встановлення недоліків та проблем, що негативно впливають на стан обліково-статистичної роботи, на протязі 2011 року спеціалістами сектору проведено аналізи:
- аналіз стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим, в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим за 2010 р.;
- аналіз стану здійснення правосуддя місцевими загальними судами Автономної Республіки Крим за 2010 р.
Крім того проведені узагальнення:
- узагальнення достовірності заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та судові рішення щодо яких набрали законної сили у 2010 році місцевими загальними судами АР Крим;
- узагальнення інформації щодо навантаження суддів місцевих загальних судів Автономної Республіки Крим у 2010 році.
- аналіз стану роботи місцевих загальних судів Автономної Республіки Крим щодо направлення судових рішень для розміщення у Єдиному державному реєстрі судових рішень у першому півріччі 2011 року відповідно Закону України «Про доступ до судових рішень».
Вищезазначені аналізи та узагальнення надсилались в місцеві загальні суди Автономної Республіки Крим для відома, обговорення на оперативних нарадах та прийняття заходів по усуненню недоліків, встановлених на тих чи інших ділянках роботи судів, та недопущенню їх у подальшій роботі.
В свою чергу, судами проведені аналізи статистичних даних (здійснення правосуддя), аналізи стану обліково-статистичної роботи, копії яких надіслані в територіальне управління.
Крім зазначених аналізів судами проводиться ряд аналітичних досліджень з різних тем.
При визначені теми для проведення аналізу судами приймаються до уваги значимість, необхідність та актуальність.
Згідно плану роботи суду деякі аналізи, проводяться щорічно або кожні півроку. Наприклад, проведення аналізу звернень громадян, причини порушення здачі справ до канцелярії суду. Проведення аналітичних досліджень по конкретним проблемним питанням допомагає виробити певну практику вирішення цих питань, виявити негативні моменти та наслідки і внести конкретні пропозиції і рекомендації по поліпшенню стану організації роботи на конкретній ділянці.
У цьому році спеціалістами сектору розроблені методичні рекомендації щодо порядку проведення аналітичної роботи в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим з наданням рекомендацій щодо проведення деяких аналітичних досліджень, у тому числі щодо стану обліково-статистичної роботи у суді, стану здійснення правосуддя, роботи із зверненнями громадян та інші, та оформлення результатів дослідження за допомогою аналітичної довідки, які надіслані на адресу місцевих загальних судів АРК.
У період з 03.01.11 р. по 06.01.11 р., відповідно до графіка, затвердженого першим заступником начальника територіального управління 15 грудня 2010 р. спеціалістами з судової статистики були прийняті статистичні звіти за підсумками роботи загальних судів автономії за 2010 рік.
З 10.01.11 р. по 20.01.11 р. проведено обробку та зведення вказаних звітів, а також звітів про стан судимості та склад засуджених за 2010 рік.
За результатами зведення звітів за 2010 рік, у лютому-березні 2011 року підготовлені аналітичні таблиці про стан здійснення правосуддя, які надіслані для відома до Апеляційного суду АРК, місцевих загальних судів автономії.
На підставі Закону України « Про амністію у 2011 році» від 08.07.2011 р. № 3680-VI проведено обробку та зведення звітів місцевих загальних судів автономії станом на 28.10.11 р.
Щоквартально, згідно наказу ДСА України від 17.06.2010р. № 82 «Про затвердження форми звітності № 1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ» та Інструкції щодо її заповнення», проводилась підготовка зведеного статистичного звіту за формою № 1-ОП „Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ».
Щоквартально проводилась підготовка зведеного статистичного звіту за формою 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209,209-1,306 КК України».
На підставі контрольного листа голови Ради міністрів АРК узагальнювалася та надавалася на адресу Міністерства економіки АРК щомісячно інформація місцевих загальних судів АРК щодо правопорушень законодавства у сфері інтелектуальної власності.
Відповідно до доручення Віце-прем’єр-міністра України від 07.06.10 року також щомісячно узагальнювалась та надавалась до Міністерства економіки АРК інформація щодо виявлення порушників майнових прав на музичні фонограми та їх примірники.
У зв’язку із ліквідацією військових судів з вересня 2010 року впроваджений щомісячний контроль щодо обліку військовослужбовців та працівників Збройних Сил України, засуджених місцевими загальними судами АР Крим за вчинення злочинів.
Крім того, на протязі 2011 року у повному обсязі направлялися відповіді на запити органів прокуратури, МВС ті ін. щодо надання певної статистичної інформації у сфері судової статистики.
Слід зазначити, що у зв’язку з тим, що КП «Документообіг загальних судів» не розраховує належним чином робочі рядки зведених звітів у розрізі місцевих загальних судів, виникали певні труднощі з наданням Теруправлінням відповідної інформації.
На протязі 2011 року неодноразово на адресу ДСА України (на підставі відповідних запитів судів АР Крим) направлялися листи щодо надання роз’яснень про порядок звернення до виконання постанов про адміністративні правопорушення за різними видами адміністративних стягнень; щодо порядку звернення до виконання вироків стосовно осіб, якщо особам призначено покарання (основне чи додаткове) у вигляді штрафу, порядку розгляду питань про розстрочку виплати несплаченої суми штрафу або зміну несплаченої суми штрафу покаранням у вигляді громадських або виправних робіт відповідно до закону, порядку реєстрації таких матеріалів, відповідно з внесеними змінами у діюче законодавство.
Крім того, у зв’язку з впровадженням КП «Документообіг загальних судів» Теруправлінням на адресу ДСА України та ДП «Інформаційні судові системи» надсилалися багаточисельні запити щодо неналежного функціонування автоматизованої системи документообігу в судах Автономної Республіки Крим, у тому числі напередодні піврічних звітів з висвітленням кола проблемних питань, та проханням їх вирішення та прийняття відповідних заходів щодо належного забезпечення функціонування автоматизованої системи документообігу відповідно діючого законодавства для можливості подання місцевими загальними судами своєчасно якісної та достовірної статистичної інформації та запобіганню перекручень статистичних даних.
Відповідно до частини п’ятої ст. 15 п.16 розділу XIII «Перехідних положень» Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання рішення Ради суддів України від 26 листопада 2010 р. № 30 з 01.01.2001року в місцевих загальних судах України впроваджена єдина автоматизована система документообігу загальних судів, яка забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в судах, а саме: реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, реєстрацію процесуальних дій та документів у справі, та ін.
З введенням в дію КП «Документообіг загальних судів» розподіл кримінальних і цивільних справ між суддями у місцевих загальних судах відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» здійснюється автоматизовано.
В процесі ознайомлення і роботи місцевими загальними судами з програмою були виявлені чисельні недоліки і помилки, відсутність охоплення програмою деяких напрямків діловодства суду. Як показала практика, впровадження цієї програми поки ще не удосконалила роботу суду, а призвела до завантаження працівників апарату суду подвійною та додатковою роботою, що негативно відображається на організації роботи в цілому. Із випусками нових версій КП «ДЗС» частину проблемних питань вирішено, але залишається багато напрямків, які ще будуть вивчаться і вдосконалюватися у майбутньому.
Оскільки не всі функції і завдання, передбачені даною програмою працюють повною мірою, реєстрація справ і матеріалів у деяких судах ведеться як в автоматизованому так і у паперовому вигляді, що в свою чергу також здвоює роботу працівників суду.
До територіального управління Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим надходять багаточисельні запити з місцевих загальних судів АР Крим щодо програмних та технічних недоліків при налагодженні роботи комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів», а також відсутність належної технічної документації щодо налаштування програми, що викликає певні труднощі у працівників апаратів судів. Які, в свою чергу, аналізуються та надсилаються до Державного підприємства «ІСС» для прийняття відповідних заходів та Державної судової адміністрації України до відома.
Крім того місцевими загальними судами вживаються необхідні заходи для вирішення проблемних питань, які виникають під час роботи в комп’ютерної програмі «ДЗС» шляхом взаємодії та обміном досвідом з іншими судами, ставлення питань на форумі працівників апарату суду, та повідомленням про існуючи проблеми спеціалістів ТУ ДСА України в АР Крим.
Спеціалістами сектору проведено ряд заходів щодо виявлення та усунення недоліків та виправлення помилок, які виникали при обробці карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та судові рішення щодо яких набрали законної сили у 2011 році.
Статистичні звіти за підсумками роботи за перше півріччя 2011 р. приймались з 04.07.11 р. по 08.07.11 р., відповідно до графіка, затвердженого в.о начальника територіального управління 14 червня 2011 р.
Піврічні звіті складалися судами в паперовому та електронному вигляді та подавалися за допомогою КП «ДЗС». У зв’язку з рядом проблемних питань щодо роботи КП «ДЗС», звіти судів формувалися у ручному режимі з використанням шаблонів звітів. Враховуючи той факт, що обліково-статистичні картки в електронному варіанті не мали даних, необхідних для автоматичної побудови звітів, судами напередодні звітного періоду роздруковувалися обліково-статистичні картки та необхідні відомості заносилися вручну.
Спеціалістами ТУ ДСА України в АРК піврічні звіти приймалися за допомогою підсистеми комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів» та оброблялись за допомогою комп’ютерної програми Microsoft Excel.
Щодо роботи з підсистемою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів», необхідно зазначити, що у зв’язку із тим, що ця програма не тільки нова, а й впровадилася у практику, маючи великий обсяг недоліків, доопрацьовувалася не тільки в період прийняття, зведення, а й ще в період подання звітів до ДСА України, робота із нею викликала певні труднощі як у працівників апарату суду, так й у спеціалістів із судової статистики ТУ. Саме по цій причині призвело до необхідності перерахування звітів у ручному режимі. Крім того, при формуванні зведених звітів, наявність неправильного контролю показників звітів у програмі призвело до того, що спеціаліст ТУ перевіряв дані, в яких в дійсності, помилок не було (в рядках по цим статтям показники рівні «0»), але програма на них вказувала, що потягло за собою витрачений нінащо час. Крім того, на адресу місцевих загальних судів на виконання завдання ДСА України надсилалися шаблони статистичних звітів для формування в ручному режимі, яки заповнювались судами та направлялися до Теруправління для прийняття, однак по факту, на час формування зведених звітів, разом з оновленням версії 2.27 КП «ДЗС» автоматично змінилися шаблони, у зв’язку з чим, спеціалісти Теруправління були вимушені переносити дані статистичних звітів місцевих загальних судів у нові шаблони.
Разом із цим, не можна не відмітити той факт, що спеціалістами ДСА України, якім подавалися форми звітності, у всіх без виключення випадках, надавалася велика відповідна методична допомога щодо правильного відображення даних у звітах як під час звітного періоду, так і в робочому режимі.
Звіти за формами №№ 2-А, 2-Ц, 4 та 5 приймалися головним спеціалістом відділу Кравцовою М.О., звіти за формами № № 1, 1-ОП, 1-Л та 3 – головним спеціалістом відділу Готовчиць Г.А.
Під час прийняття піврічних звітів за 2011 р., звіт за формою 2-А був повернутий для доопрацювання у Залізничний, Київський м. Сімферополя, Кіровський, Чорноморський районні суди, звіт за формою 2-Ц у Київський районний суд м. Сімферополя, звіт за формою 4 у Київський районний суд. Разом із тим, в більшості випадків виправлення вносилися працівниками апарату суду на місці.
При прийомі звітів судів в ТУ виправлялися показники наступних форм звітів за 1 півріччя 2011 р.:
при поданні та зведенні звіту за формою № 1:
- Красноперекопським міськрайонним судом вносилися зміни показників до розділу 1, у зв’язку з невірним підрахуванням кількості справ, які знаходилися у залишку на початок звітного періоду після чого звіт було прийнято;
- при заповненні довідки до розділу 1 звіту за формою № 1 Алуштинським міським судом своєчасно не внесено показник кількості справ, розглянутих за участю народних засідателів, показника не було з причин технічної помилки;
- також при заповненні довідки до розділу 1 звіту за формою № 1 Залізничним районним судом м. Сімферополя своєчасно не внесено показник кількості винесених окремих ухвал (постанов) та кількість повідомлень про вжиті заходи щодо окремих ухвал, які надійшли до суду, показника не було також з причин технічної помилки;
- при заповненні розділу 2 звіту за формою №1 Феодосійським міським судом вносились деякі виправлення в показниках кількості скарг потерпілих, що надійшли до суду в порядку статті 27 КПК України у зв’язку з невірним підрахунком таких скарг;
- при заповненні розділу 3 звіту за формою № 1 Бахчисарайським районним, Сакським міськрайонним, Центральним районним м. Сімферополя судами також було допущено технічну помилку, оскільки показник у рядку основних покарань помилково були внесені або були відсутні показники у графах 16 та 17, що було виявлено також спеціалістами Теруправління при прийнятті звітів, та судами додатково вносилися не значні виправлення;
- при заповненні розділу 4 звіту за формою №1 Чорноморським районним судом також невірно здійснено розрахунок потерпілих та при здачі вказаного звіту судом вносились виправлення та уточнення після чого звіт було прийнято;
- при поданні звіту за формою № 1 Джанкойським міськрайонним, Залізничним районним м. Сімферополя, Красногвардійським районним, Роздольненським районним, Сакським міськрайонним, Сімферопольським районним, Совєтським районним судами у розділі 5 невірно були враховані особи, яких звільнили від кримінальної відповідальності у зв’язку зі смертю та після додаткової перевірки в звіти були внесені не значні виправлення після чого звіти було прийнято;
- при додатковій перевірці показників під час зведення спеціалістами Теруправління звіту за формою №1 розділу 1 було виявлено,що при складанні звіту не всіма судами підраховані та внесені показники про кількість справ та осіб, які перебували на розгляді в судах, у деяких рядках звіту. На підставі чого Залізничним, Київським районними м. Сімферополя, Сакським міськрайонним та Совєтським районним судами додатково вносились зміни та доповнення до звітів та надсилались виправлені звіти;
- при зведенні звіту за формою № 1 розділу 6 було встановлено, що Євпаторійським міським судом при розрахунку та заповненні показників цього розділу не були враховані вимоги Інструкції щодо заповнення форм звітності та Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності. Після внесення відповідних виправлень звіт було прийнято та додатково зведено звіт спеціалістами Теруправління;
- також при зведенні звіту за формою № 1 розділу 7 було встановлено, що Красногвардійським районним судом помилково внесені показники у рядок 5, які було виправлено та перенесено у відповідний рядок 6 та зведений звіт пере направлено додатково до ДСА України;
- при зведенні звіту за формою №1 розділу 8 було встановлено, що Залізничним районним судом м. Сімферополя помилково було внесено показники, які необхідно було перенести у відповідні графи.
При перевірці звітів за формою №1-ОП та звіркою з показниками звітів за формою № 1 Нижньогірського районного, Феодосійського міського та Центрального районного м. Сімферополя судів спеціалістом сектору встановлені арифметичні помилки щодо кількості нерозглянутих на кінець звітного періоду справ, які були зупинені провадженням та у яких провадження не зупинено та справи знаходяться в суді понад 6 місяців. Такі помилки виправлялись працівниками апарату судів, і лише після цього звіти прийняті. Така проблема виникла, оскільки працівниками, на яких було покладено обов’язки по складанню звітів за формами № 1-ОП та № 1 виправляли і деякі показники звітів за формою № 1 та це потягло вказані помилки, та після виправлень зведені звіти повторно надсилалися до ДСА України;
При поданні та зведенні звітів за формою № 3:
- у розділі 1 Кіровським районним (за статтями 124 та 130 КУпАП), Київським районним м. Сімферополя (за статтею 44 КУпАП), Сімферопольським районним (за статтею 51 КУпАП) судами невірно було вказано в графу 26 (конфіскація предмета, грошей, як додатковий вид стягнення) справи, звіти виправлялись;
- аналогічна помилка мала місце при заповненні звіту за формою № 3 Ленінським районним судом у рядку за статтею 164-10 КУпАП у графі 26 (конфіскація предмета, грошей, як додатковий вид стягнення) помилково не обліковано конфіскації по 2 справам та у рядку за статтею 130 КУпАП помилково вказано у графі 25 оплатне вилучення предмета як додатковий вид стягнення;
- при заповненні звіту за формою № 3 у Довідці до Розділу 1 Ленінським районним та Центральним районним м. Сімферополя судами при поданні звітів було виявлено технічні помилки щодо заповнення рядків про вилучення вогнепальної зброї та наркотичних засобів, а також про конфіскацію валюти, тобто показники були відсутні;
- при заповненні звіту за формою № 3 Розділу 3 Київським районним м. Сімферополя, Ленінським районним, Феодосійським міським судами також вносилися виправлення та доповнення при здачі звітів до ТУ.
При поданні та зведенні звітів за формою 2-А:
- у Розділ 1 графу 1 невірно перенесли з 2010 р. залишок нерозглянутих позовних заяв на початок звітного періоду Армянський міський, Совєтський районний суди;
- Алуштинським міським судом вносилися виправлення у Розділ 1 графу 4 (повернуто позовних заяв);
- Красногвардійським районним, Красноперекопським міськрайонним судами позовні заяви, залишені без розгляду вказані не у графі 3 (усього), а у графі 4 (повернуто позовних заяв). Слід зазначити, що це питання неодноразово висвітлювалося на семінарських зайняттях, однак продовжують мати місце факти невірного відображення позовних заяв, залишених без розгляду;
- Київським районним судом м. Сімферополя вносилися виправлення у розділ 1 і відповідно у розділ 2, у зв’язку з тим, що секретарі не відрізняють справи від позовних заяв (різниця склала 358 позовних заяв, які були вказані у графі 1 – залишок нерозглянутих справ на початок звітного періоду).
Також у Розділ 1 вносилися виправлення Ленінським, Сімферопольським, Залізничним м. Сімферополя районними та Феодосійським міським судами;
- Білогірським районним судом незаповнені графи 13 (суми пред’явлені до стягнення), 14 (суми присуджені до стягнення) розділу 2, оскільки, як пояснила секретар суду: не заповнили дані графи оскільки «забули заповнити». Що є незрозумілим, оскільки виконавець, який ставить свій підпис під звітом, таким чином підтверджує, що звіт перевірений і містить достовірні і повні відомості;
- Красноперекопським міськрайонним судом невірно вказані суми у розділі 2;
- не підняли показники у загальні рядки Залізничний, Київський, Центральний районні суди м. Сімферополя, Кіровський районний, Ленінський районний, Феодосійський міський, Джанкойський міськрайонний суди;
- вносилися виправлення у рядок 116 (інші справи) Армянським, Судацьким міськими, Совєтським районним судами;
- Євпаторійський міський суд помилково підрахував показники у рядок 91 замість рядка117 (усього);
- виправлення вносилися у Розділ 4 (результати розгляду заяв про перегляд рішень за нововиявленими обставинами) Білогірським, Кіровським районними, Київським, Центральним районними м. Сімферополя судами оскільки секретарі суду у графу 1 (залишок заяв, щодо яких не вирішено питання про відкриття провадження за нововиявленими обставинами на початок звітного періоду) перенесли дані за 2010 рік з графи 14 (залишок нерозглянутих заяв на кінець звітного періоду, за якими відкрито провадження за нововиявленими обставинами).
Джанкойським, Красноперекопським міськрайонними судами не заповнена графа 6 (перебувало в проваджені заяв) при наявності показників у графі 4 (відкрито провадження); не заповнена графа 9 при наявності показників у графі 7 Красногвардійським районним судом.
Також у розділ 4 вносилися виправлення Алуштинським, Феодосійським міськими судами.
- Ялтинським міським судом не заповнений розділ 7 (відомості про судовий збір). Також у розділ 7 вносилися виправлення Ленінським районним судом;
- Київським районним судом м. Сімферополя у Довідці до звіту рядку 11 не проставлений показник, при наявності показника у р. 9 (постановлено окремих ухвал (усього);
- Ленінським районним, Феодосійським міським судом прибиралися показники з рядка 18 довідки до звіту (кількість направлених позовних заяв та матеріалів в інші місцеві суди), оскільки даний рядок призначений для заповнення адміністративними судами, про що неодноразово вказувалося спеціалістами Теруправління на семінарських заняттях.
При поданні та зведенні звітів за формою 2-Ц:
- Красноперекопським міськрайонним судом у п/р 1.1 графи 12-усього (залишок нерозглянутих заяв на кінець звітного періоду) не проставлений показник 10;
- Армянським, Феодосійським міськими судами вносилися виправлення у п/р 1.2 гр.4 (відмовлено у прийнятті заяви). Слід зазначити, що на семінарських заняттях на правильність заповнення цього розділу зверталася особлива увага працівників апарату суду;
- Євпаторійським міським судом вносилися виправлення у п/р1.2 графи 3(усього), 6 (скасовано судовий наказ);
- Первомайським районним судом вносилися виправлення у п/р 1.2 (розгляд заяв про скасування судового наказу) у зв’язку з тим, що був не перенесений з 2010 р. залишок нерозглянутих заяв на початок звітного періоду;
- Совєтським районним судом вносилися виправлення у п/р 2.1 графу 1 оскільки невірно перенесли з 2010 р. залишок нерозглянутих позовних заяв на початок звітного періоду,;
- Білогірським районним судом вносилися виправлення у розділ 2.2 у зв’язку з не перенесенням показників у загальні рядки, також вносилися виправлення у п/р 3.2 оскільки були виявлені технічні помилки.
- Київським районним судом м. Сімферополя вносилися виправлення у підрозділ 2.1 і відповідно у підрозділ 2.2 у зв’язку з тим, що секретарі не відрізняють справи від позовних заяв (різниця склала 13 позовних заяв, які були вказані у графі 1 – залишок нерозглянутих справ на початок звітного періоду), аналогічна помилка у п/р 3.1,3.2. У звіті Ленінського районного суду виявлена аналогічна помилка у п/р 2.1, п/р 2.2 (різниця склала 100 позовних заяв);
- Центральним районним судом м. Сімферополя вносилися виправлення у п/р 2.1 (провадження позовних заяв) графи 4,8;
- Судацьким міським судом вносилися виправлення у п/р 2.2 рядок 45 у зв’язку з невірним перенесенням залишку нерозглянутих справ на початок звітного періоду;
- Сімферопольським районним судом вносилися виправлення у п/р 2.3 (причини та строки відкладення розгляду справ позовного провадження), рядок 1 у зв’язку з технічною помилкою;
- вносилися виправлення у п/р 3.2 рядок 16 (справи, що виникають із сімейних правовідносин) і відповідно рядок 21 (інші справи) Ленінським, Совєтським, Сімферопольським районними судами у зв’язку з тим, що помилково вказали справи про розірвання шлюбу з особою, засудженою до позбавлення волі у рядку 21 замість 16. На особливість відображення цієї категорії справ з наданням відповідних пояснень також зверталась увага працівників апарату суду, відповідальних за складання статичних звітів на семінарських заняттях.
- Ленінським районним судом вносилися виправлення у п/р 2.4 (розгляд заяв про перегляд заочного рішення) у зв’язку з тим, що був не перенесений з 2010 р. залишок нерозглянутих заяв на початок звітного періоду;
- Красногвардійським районним судом вносилися виправлення у розділ 4 (результати розгляду заяв про перегляд рішень, ухвал суду чи судових наказів у зв’язку з нововиявленими обставинами) графу 5;
- Алуштинським міським судом вносилися виправлення у розділ 6 графу 6 , у розділі 9 графи 5,7 не були заповнені;
- Бахчисарайським районним судом не заповнені рядки 1 (усього) п/р 10.1 (відомості про судовий збір), 10.2 (відомості про витрати на ІТЗ);
- у рядок 17 Довідки до звіту (кількість справ окремого провадження, розглянутих з участю народних засідателів) вносилися виправлення Київським районним м. Сімферополя, Сакським міськрайонним судами. Також Первомайським районним судом не був проставлений показник у рядку 17;
- Чорноморським районним судом вносилися виправлення в рядок 16 Довідки до звіту (відправлено копій постанов про скасування судових наказів стягувачам та боржникам з порушенням вимог, передбачених частиною 4 статті 106 ЦПК України). Це при тому, що на семінарських заняттях зверталася увага працівників апарату суду на відсутність показників у даному рядку у зв’язку зі змінами у законодавстві. Крім того, Чорноморським районним судом вносилися виправлення у розділ 6, 7,8 у зв’язку з невірним перенесенням показників звіту за 2010 р. у графу 1 (залишок нерозглянутих скарг, клопотань, судових доручень відповідно до вказаних розділів на початок звітного періоду);
Крім того, Ленінським, Роздольненським районними судами не була своєчасно надана інформація про розгляд місцевим загальними судами справ цивільного судочинства, що виникають по спорах з приводу соціальних виплат, соціальних послуг, допомоги, захисту, пільг, речового майна, пайків або грошової компенсації замість них за перше півріччя 2011 р., яку необхідно було в обов'язковому порядку надати разом із звітом.
При поданні та зведенні звітів за формою 4:
- виправлення вносилися Армянським, Ялтинським, Судацьким міськими, Совєтським, Київським м. Сімферополя районними судами у Розділ 3 рядок 14 (інші види економічної діяльності).
- Алуштинським міським судом не був перенесений показник графи 6 рядка 18 у загальний рядок 21 (усього підлягає стягненню)розділу 3. Крім того, при витребуванні спеціалістом Теруправління підтвердження показників графи 2 розділу 1, судом після додаткової перевірки, вносилися виправлення у графи 2, 4;
- Білогірським районним судом вносилися виправлення у розділ 1 графу 1, Красногвардійським районним судом – у розділ 3 графу 21, Первомайським районним судом - у розділ 3 графи 6,7 у зв’язку з технічною помилкою;
- Нижньогірським районним судом виправлялися показники розділу 1, оскільки у звіті були обліковані суми з урахуванням копійок.
При додатковій перевірці та витребування підтверджень деяких показників спеціалістами ДСА України вносилися виправлення:
- до звіту за формою 2-Ц Красногвардійським, Київським м. Сімферополя районними судами у зв’язку з технічною помилкою, яка виникла у програмі;
- до звіту за формою 3 у зв’язку з технічними помилками допущеними Нижньогірським, Сімферопольським районними судами;
- до звіту за формою 4, у зв’язку з тим, що Сімферопольським районним судом після додаткової перевірки і вимогою спеціаліста Теруправління про надання відповідних підтверджень, змінювалися показники розділу 1, оскільки у графі 10 (про стягнення аліментів) були підраховані суми, а не кількість документів виданих судом на виконання. Таким чином, через неуважність осіб, відповідальних за складання звіту, спеціалісту ТУ необхідно було вносити виправлення до зведеного звіту.
Всі ці факти виявлених помилок, потягли в подальшому виправлення звітів судами, направлення додатково виправлених звітів до Теруправління та, у свою чергу, виправлення зведених звітів та повторного направлення їх до ДСА України, Апеляційного суду АРК, Управління Держкомстату та ін.
При поданні деякими судами звітів не завжди були надані пояснення та підтвердження показників, які додатково надсилалися на адресу ТУ в доповнення.
Таким чином, можна зробити висновок, що всі без винятку вищевикладені помилки, які були допущені судами в звітах, були предметом обговорення на семінарських заняттях.
Крім того, спеціалістами сектору неодноразово акцентувалася увага працівників апарату суду на деякі особливості при складанні звітів у зв'язку з внесенням змін до законодавства, які фактично проводилися «під запис». Крім того, практично всі особи, які складали звіти, були присутні на них.
При цьому, слід зазначити, що причинами, які потягли за собою виправлення у звітах, уточнення деяких показників, роздрукування вірних варіантів звітів судів, – є також технічні помилки КП «ДЗС» та недостатній досвід роботи у цієї програмі.
Тобто, при складанні звітів показники в них працівниками суду пораховані майже всі вірно, за винятком деяких випадків, але при внесенні їх в електронну форму звіту, допускалися неточності, оскільки складанням звітів та внесенням їх у електронну форму у судах займаються, як правило, різні працівники. А після занесення даних у комп’ютер, не всіма працівниками суду ретельно перевіряється точність та вірність внесення інформації у електронний формат. Ця проблема продовжує мати місце, як і в попередні роки.
Окрім того, слід відмітити, що подання піврічної звітності відбувалося за допомогою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів», яку було впроваджено в судах починаючи з 01.01.2011 року та впродовж року, до якої постійно вносилися зміни та надходили відповідні оновлення, останні з яких надійшли практично напередодні подання звітів місцевими загальними судами АР Крим. Так, несвоєчасне надання до Теруправління та місцевих загальних судів відповідних файлів для подання первинної звітності потягло неодноразове внесення показників звітів до файлів та спричинило виникнення багаточисельних технічних помилок та невірного внесення таких показників до відповідних файлів. Оскільки оновлення КП «ДЗС» здійснювалося у період подання звітності судами до ТУ та безпосередньо у період зведення звітів Теруправлінням, відсутність належної перевірки звітів у електронному вигляді за допомогою програми, у свою чергу і спричинило деякі труднощі, що потягли неодноразові виправлення та перенаправлення відповідних файлів, які потім також неодноразово перевірялися та перераховувалися зведені звіти судів.
Однак, слід відмітити, що і більшістю працівників апарату судів не завжди враховувались особливості та можливості нової програми. З урахуванням введення в штат апарату судів посади головного спеціаліста з інформаційних технологій, робота з комп’ютерною програмою повинна бути полегшена, але не завжди спеціалістами та працівниками своєчасно та уважно приймалися до відома оновлення та зміни в програмі, що потягло у свою чергу перенаправлення відповідних файлів зі звітами для подальшої роботи з ними спеціалістами Теруправління та можливості перевірки таких звітів та зведення звітності.
Таким чином, працівникам апарату суду, які відповідальні за складання звітів за цими формами, необхідно приділити більшу увагу перевірці правильності показників у електронній формі звіту, та не забувати, що підписуючи такого роду документ не тільки вони відповідають за достовірність внесеної інформації, а й, насамперед, голова суду, який підтверджує правильність даних звіту, та контролює ведення в суді судової статистики відповідно до ст. 24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».
На підставі вищезазначеного, вважаємо за необхідне рекомендувати працівникам апарату суду, які займаються обліково-статистичною роботою в суді, та складанням звітів про роботу суду щодо здійснення правосуддя, проводити вибіркову перевірку деяких показників звітів до подання їх в Теруправління.
Разом з тим, хотілося б відмітити якісну підготовку та здачу звітів Керченським міським судом, яким не вносилися виправлення до жодної з форм звітності, всі підтвердження та пояснення надавалися своєчасно та кваліфіковано.
Щодо розрахування звітів за формами № 6-9 за вироками (постановами, ухвалами) суду, які набрали законної сили, необхідно відмітити, що впродовж 2011 року неодноразово змінювалися шаблони та умови логічного контролю щодо перевірки показників звітів, а також на фільтри, які надавалися працівниками «ІІС» для перевірки правильності заповнення карток на осіб постійно корегувалися, однак це не давало бажаних результатів, оскільки фільтри були складені некоректно та перевірка «виправлених» баз займала багато часу працівників апарату судів та спеціалістів сектору, у зв’язку з чим, станом на сьогоднішній день звіти за перше півріччя 2011 року за формами № 6-9 остаточно не розраховані.
Слід зазначити, що труднощі, які мають місце в судах, як і раніше, обумовлені недостатнім матеріально-технічним забезпеченням, у тому числі, проблема в застарілої та недостатньої кількості комп’ютерної техніки працівників апарату судів, що займаються судовою статистикою, а також зовсім невеликою заробітною платнею.
Таким чином, враховуючи результати здачі звітів, можна зробити висновок про досить поверхове ознайомлення працівників апарату деяких судів з аналітичними довідками спеціалістів ТУ з обліково-статистичної роботи.
На належну підготовку та складання звітів також безперечно впливає стаж роботи та освіта працівників, що можливо відобразити наступним чином:
- 22,6 % працівників, що займаються обліково-статистичною роботою мають стаж роботи на даній посаді до 1 року, 14,4 % - від 1 до 2 років, 26,7 % - від 2 до 5 років, 21,2 % - від 5 до 10 років, 15,1 % - більше 10 років;
- 41,9 % працівників, які займаються обліково-статистичною роботою мають юридичну освіту, 5 % мають освітньо-кваліфікаційний рівень молодшого спеціаліста, 18,5 % - базову вищу, 23 % - вищу, 11,3% - є студентами вищих навчальних закладів.
Таким чином, той факт, що 22,6 % працівників, що займаються обліково-статистичною роботою в судах мають стаж роботи на даній посаді до 1 року, безперечно вплинув на якість складання піврічних звітів, оскільки відсутність стабільних кадрів, спеціальної освіти та відповідного досвіду роботи у секретарів суду є однією зі складових як ведення обліково-статистичної роботи в суді в цілому, так й успішної та якісної здачі звітів, зокрема.
З урахуванням наведеного, можливо зробити висновок щодо відповідності обліково-статистичної роботи у місцевих загальних судах АР Крим Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та діючому законодавству, у зв’язку з чим, з метою її покращення сектору організаційного забезпечення діяльності судів і судової статистики територіального управління Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим необхідно:
1. Щорічно та піврічно аналізувати стан обліково-статистичної роботи місцевих загальних судів та дані судової статистики.
2. На протязі першого півріччя 2012 року провести семінарські заняття з працівниками апарату місцевих судів з питань ведення обліково-статистичної роботи за допомогою КП «ДЗС: з кримінальних справ, цивільних та адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення та справ, матеріалів інших категорій; за результатами здачі звітності про роботу місцевих загальних судів АР Крим, приймати заходи, у тому числі, шляхом направлення відповідних листів, щодо участі у семінарах-навчаннях, які проводитимуться спеціалістами ТУ з питань ведення судової статистики, спеціалістів із судової статистики Апеляційного суду АРК.
3. При проведенні вивчень стану організації діловодства в місцевих загальних судах АРК, приділяти значну увагу веденню обліково-статистичної роботи.
4. При вивченні стану обліково-статистичної роботи у місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим приймати заходи щодо надання методичної та практичної допомоги посадовим особам, відповідальним за ведення цієї ділянки роботи.
Сектор організаційного забезпечення
діяльності судів і судової статистики
територіального управління
Державної судової адміністрації України
в Автономній Республіці Крим

