за 2010 рік

АНАЛІЗ

стану обліково-статистичної роботи

в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим,

в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим у 2010 році

Відповідно до плану роботи територіального управління ДСА України в АРК на перше півріччя 2011 року на підставі листа ДСА України щодо подання звітів за 2010 рік відділом організаційного забезпечення діяльності судів і органів суддівського самоврядування та судової статистики (далі – відділ) проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим (далі – ТУ), в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим у 2010 році.

Протягом 2010 року відділом проведена значна робота щодо підвищення рівня організації обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим.

З метою належної організації діловодства в місцевих загальних судах в цілому, та в частині ведення обліково-статистичної роботи, зокрема, а також надання практичної і методичної допомоги працівникам апаратів судів, спеціалістами відділу у 2010 році на підставі Рішення Ради суддів Апеляційного та місцевих судів АРК № 44 від 28 грудня 2009 року, відповідно до плану роботи, проведені перевірки щодо вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та звернення судових рішень до виконання:

- у Керченському міському суді - 19.02.2010 року ;

- в Армянському міському суді з 17.03. по 18.03.2010 року;

- в Красногвардійському районному суді – 22.04.2010 року.

На виконання плану роботи ТУ ДСА в АРК в першому півріччі 2010 року спеціалістами Теруправління проведено комплексне вивчення стану організаційного забезпечення діяльності:

- Центрального районного суду м. Сімферополя з 30.03. по 02.04.2010 року;

- Білогірського районного суду з 08.06. по 09.06.2010 року;

- Чорноморського районного суду з 11.10. по 12.10.10 р.;

- Кіровського районного суду з 20.10.по.21.10.10 р.;

- Керченського міського суду з 17.11. по 19.11.10 р.

Крім того, проведене вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та звернення судових рішень до виконання:

- Роздольненського районного суду 25.02.2010 р.;

- Джанкойського міськрайонного суду 15.04.2010 року.

На підставі наказу начальника ТУ ДСА в АР Крим 25.02.2010 р. проведено перевірку фактів, викладених у листі судді з функціями організаційного забезпечення діяльності Роздольненського районного суду щодо виявлення фальсифікованих рішень суду.

Вказані перевірки проведені відповідно до планів, які затверджені начальником територіального управління та головою Ради суддів.

Водночас, під час перевірок, спеціалістами відділу були надані відповідні роз’яснення працівникам апарату судів по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

Слід зазначити, що у більшості місцевих загальних судів стан організації діловодства у 2010 році, у порівнянні з попередніми роками, покращився.

Прикладом цього є Чорноморський районний суд. Найбільш позитивно оцінена робота Армянського міського, Кіровського районного судів. Крім того, перевірки, проведені у Красногвардійському районному та Керченському місцевому суді в 2010 році, 1 півріччі 2010 р., показали, що судами прийняті заходи щодо усунення недоліків, встановлених в ході попередніх перевірок в 2009 р. та 1 півріччі 2010 р. відповідно.

Судами приймаються суттєві заходи до усунення недоліків, встановлених в ході попередніх перевірок, приймаються до уваги та практично знаходять своє застосування ті методичні рекомендації, які надаються спеціалістами відділу як безпосередньо у ході проведення вивчень та спілкування з відповідальними особами на тій та іншій ділянці роботи суду, так і в ході проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з приводу покращання та більш ефективної організації роботи в суді.

За результатами вивчень спеціалістами відділу організаційного забезпечення діяльності судів, органів суддівського самоврядування і судової статистики, які приймають участь у перевірках, проводяться оперативні наради з головами, суддями та працівниками апарату вищевказаних судів, де висвітлюються найбільш актуальні та проблемні питання, виявлені у ході проведення вивчень стану діловодства, які спрямовані на надання практичної та методичної допомоги працівникам апарату суду.

Копії доповідних записок (довідок) за результатами усіх проведених вивчень направляються в суди для обговорення на оперативних нарадах та усунення встановлених недоліків. Щодо перевірок, проведених на підставі рішень Ради суддів, то копії довідок за результатами таких перевірок також направляються на адресу Ради суддів.

За результатами обговорення доповідних записок (довідок) судами в ТУ надаються протоколи оперативних нарад, а також інформація про прийняття відповідних управлінських рішень та заходів, спрямованих на покращення стану обліково-статистичної роботи та усунення недоліків і порушень (плани заходів, довідки про виконання заходів щодо усунення встановлених порушень тощо).

Слід зазначити, що при проведенні вищезазначених вивчень стану організації забезпечення діяльності судів значна увага приділяється таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності суду (у тому числі, стосовно планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду), а також, щодо оформлення та ведення справ Номенклатури справ суду, судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково-статистичної роботи, організації та контролю за веденням архівної справи суду, щодо розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі.

Проведені перевірки показали, що, в цілому, реєстрація справ і матеріалів, що надходять до місцевих загальних судів автономії, здійснювалась відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 р., з наступними змінами та доповненнями, Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів від 05.06.2006р., зі змінами та доповненнями.

Разом із цим, у деяких судах продовжують мати місце помилки і порушення під час реєстрації справ і матеріалів та правильного відображення їх в статистичних звітах. Основними порушеннями (зауваженнями), які встановлені у ході вивчень, як і раніше, є:

- порушення хронології реєстрації справ та матеріалів, у зв’язку із чим, хотілося б звернути увагу працівників апарату суду на положення п. 3.1 діючої Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді: після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Особливо це стосується періоду переходу одного календарного року в інший;

- зауваження щодо заповнення обліково-статистичних карток та реєстраційних журналів на справи та матеріали. Тут необхідно звернути увагу на той факт, що саме картки (реєстраційні журнали) є первинним документом, за яким справа (матеріал) обліковується у звітах про роботу суду. Таким чином, саме неякісне та несвоєчасне заповнення зазначених карток або реєстраційних журналів призводить, у більшості випадків, до перекручень даних, відображених у звітах. При цьому, у картці (реєстраційному журналі) повинні бути заповненні всі необхідні реквізити (графи), оскільки саме картка (реєстраційний журнал, в окремих випадках), на відміну від справ та матеріалів зберігається у суді постійно та знищенню не підлягає.

- зауваження щодо невірного ведення картотеки. Необхідно звернути увагу на положення п. 3.10.4 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді: обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика). За кожним індексом повинна існувати одна картотека.

- перекручення статистичної звітності.

Слід відмітити, що значна кількість порушень у ведені обліково-статистичної роботи приходиться на той період, коли працівники канцелярії суду знаходяться на лікарняному або у відпустці. Особи, які їх заміщують на цей час, не компетентні в цих питаннях, на деяких ділянках роботи не приділяють достатньої уваги, що знижує рівень діловодства в суді.

З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і причин, що сприяють їх виникненню, відділом постійно надаються роз’яснення з актуальних питань, а саме, щодо правильної реєстрації судових справ, матеріалів і відображення їх у статистичних звітах, практична та методична допомога.

Головним спеціалістом із судової статистики ТУ Кравцовою М.О. взято участь у навчально-практичному семінарі в м. Києві з 23.03. по 25.03.10 року зі спеціалістами з судової статистики апеляційних судів та територіальних управлінь державної судової адміністрації за темою «Методи збору та обробки даних щодо в судах України. Європейські стандарти та процедури». На даному семінарі спеціалістами ДСА України висвітлювалися питання щодо правильності складання звітів, з урахуванням внесених змін, а також експертами Європейської комісії – системи статистики Європейських країн.

З 03.11 по 04.11.10 року начальник відділу Глухова І.С та головний спеціаліст відділу Кравцова М.О. прийняли участь у семінарі у м. Ірпінь з питань переходу з комп’ютерної програми «Судова статистика»(Атлант) до комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів» (ДЗС).

Також в рамках реалізації Програми дій правоохоронних та контролюючих органів з боротьби з правопорушенням у сфері інтелектуальної власності в Автономній Республіці Крим начальник відділу Глухова І.С. прийняла участь в XV Міжнародної науково-практичній конференції «Захист прав інтелектуальної власності», яку було проведено в м. Алушта 15.06.10 р. та планових засіданнях робочої групи, членом якої вона є.

З метою організації підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються судовою статистикою, проведено наступну роботу.

У рамках підвищення професійного рівня та ділової кваліфікації працівників апарату місцевих загальних судів було залучено 23 працівника апарату судів для вивчення стану організації діловодства та роботи по зверненню судових рішень в місцевих загальних судах АР Крим.

Так, при проведенні вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та звернення судових рішень до виконання в Роздольненському районному суді залучалися працівники апарату Центрального районного суду м. Сімферополя та Сімферопольського районного суду; при проведенні комплексного вивчення стану організації діловодства в Армянському міському суді залучалися працівники апарату Красноперекопського міськрайонного та Первомайського районного судів; при проведенні вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та звернення судових рішень до виконання в Джанкойському міськрайонному суді залучалися працівники апарату Київського районного суду м. Сімферополя, Сімферопольського та Нижньогірського районних судів, при проведенні комплексного вивчення стану організаційного забезпечення діяльності Центрального районного суду м. Сімферополя залучалися працівники Сімферопольського, Бахчисарайського, Красногвардійського районних та Армянського міського судів, при проведенні комплексного вивчення стану організаційного забезпечення діяльності Білогірського районного суду залучався працівник Сімферопольського районного суду, при проведенні комплексного вивчення стану організаційного забезпечення діяльності Чорноморського районного суду залучалися працівники Сакського міськрайонного, Євпаторійського міського суду, при проведенні комплексного вивчення стану організаційного забезпечення діяльності Кіровського районного суду залучалися працівники Феодосійського міського суду, при проведенні комплексного вивчення стану організаційного забезпечення діяльності Керченського міського суду залучалися працівники Ленінського районного суду, Залізничного районного суду м. Сімферополя.

Вказана практика дозволяє не тільки більш заглиблено підходити до вивчення стану організації тих чи інших ділянок роботи суду, з урахуванням певної специфіки роботи на тих чи інших ділянках роботи, а й на місці вирішувати проблемні питання, обмінюватися досвідом роботи, а також переймати більш удосконалені розробки та ідеї для розповсюдження в інших судах.

У рамках підвищення кваліфікації працівників апарату судів, покращення стану організації діловодства та обліково-статистичної роботи, спеціалістами відділу проведені планові семінарські заняття, на яких надано багато відповідних роз’яснень працівникам апарату судів:

- 01.06.10 р. з питань обліково-статистичної роботи щодо справ кримінального судочинства та складання звітів №1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими судами кримінальних справ» та № 1-Л «Про розгляд загальними місцевими та апеляційними судами кримінальних справ за статтями 209, 209-1, 306 КК України»;

- 18.06.10 р. з питань обліково-статистичної роботи щодо справ цивільного та адміністративного судочинства та складання звітів за формами 2-Ц «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства», 2-А «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства». На семінарі, на підставі спеціально розроблених спеціалістами зразків, проводилося анонімне анкетування щодо оцінки проведеного семінару, з винесенням питання щодо актуальності тем, ефективності доповідачів, корисності матеріалів та зручності умов проведення заходу. Учасниками семінару було внесено пропозиції щодо організації та проведення наступних семінарів.

- 21.12.10 р. з питань обліково-статистичної роботи та складання звітів за формами №1, 2- А, 2-Ц, 3 напередодні звітного періоду.

- 20.08.10 року спеціалістами відділу прийнято участь в проведенні семінарського заняття з керівниками апарату місцевих загальних судів АР Крим з питань організації ведення діловодства, судової статистики та архівної справи у суді.

Проведення семінарів дозволило його учасникам в тісній робочій атмосфері обмінятися досвідом роботи на даній ділянці, в ході дискусії вирішити спірні моменти і усунути багато питань, суперечностей, що виникають в роботі, при цьому, з'явилася можливість висловити свою думку і почути думку колег, поділитися напрацьованою практикою.

З метою встановлення недоліків та проблем, що негативно впливають на стан обліково-статистичної роботи, на протязі 2010 року спеціалістами відділу проведено аналізи:

- аналіз стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, в місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим за 2009 р.;

- аналіз стану здійснення правосуддя місцевими загальними судами Автономної Республіки Крим за 2009 р.

- аналіз стану здійснення правосуддя місцевими загальними судами Автономної Республіки Крим за 1 півріччя 2010 р.

Крім того проведені узагальнення:

- узагальнення достовірності заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та судові рішення щодо яких набрали законної сили у 1 півріччі 2010 року місцевими загальними судами АР Крим;

- узагальнення інформації щодо навантаження суддів місцевих загальних судів Автономної Республіки Крим в 2009 році;

- узагальнення інформації щодо навантаження суддів місцевих загальних судів Автономної Республіки Крим у 1 півріччі 2010 р.

При цьому, слід зазначити, що 16.07.2010 р. Радою суддів Апеляційного та місцевих судів АРК було розглянуто питання за наданими робочою групою пропозиціями щодо механізму розрахунку фактичного навантаження справ та матеріалів на суддів районних (міських), міськрайонних судів АРК, оскільки саме фактичне навантаження справ та матеріалів на суддів допоможе більш якісно та повно проаналізувати стан здійснення судочинства. Рішенням Ради суддів № 19 затверджений механізм розрахунку фактичного навантаження справ та матеріалів на суддів районних (міських), міськрайонних судів АРК.

Вищезазначені аналізи та узагальнення надсилались в місцеві загальні суди Автономної Республіки Крим для відома, обговорення на оперативних нарадах та прийняття мір по усуненню недоліків, встановлених на тих чи інших ділянках роботи судів, та недопущенню їх у подальшій роботі.

Судами проведені аналізи статистичних даних (здійснення правосуддя), аналізи стану обліково-статистичної роботи, копії яких надіслані в територіальне управління.

Також 02.02.2010 р. відбулося засідання колегії ТУ ДСА в АРК, на якому обговорювалося питання щодо здачі обліково-статистичних звітів місцевими судами АР Крим за 2009 рік. За результатами засідання винесена постанова, в якій зазначено наступне:

- відділу організаційного забезпечення діяльності судів і органів суддівського самоврядування та судової статистики: продовжити здійснення контролю та надання методичної допомоги з питань організації діловодства, обліково-статистичної роботи під час вивчення стану організаційного забезпечення роботи судів; за результатами здачі статистичних звітів провести семінарське навчання з працівниками апарату судів, які відповідають за обліково-статистичну роботу у суді;продовжувати залучати працівників апарату суду АР Крим до вивчення стану діловодства в місцевих загальних судах АРК з метою підвищення рівня кваліфікації працівниками апарату суду та обміну досвідом;

- головам місцевих судів Автономної Республіки Крим: посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи. При встановлені порушень своєчасно приймати заходи реагування, про що повідомляти теруправління; продовжувати забезпечувати відповідний облік справ та матеріалів, що надходять до місцевих загальних судів АР Крим; посилити персональну відповідальність працівників апарату суду, які відповідальні за складання та достовірність статистичних звітів, продовжувати вирішувати питання щодо можливості проходження стажування в теруправлінні у спеціалістів по судовій статистиці працівників апарату місцевих загальних судів, які будуть займатися веденням обліково-статистичної роботи в суді вперше, а також осіб які перебувають на таких посадах менш одного року, із зазначенням обсягу питань, які виникають у роботі.

На засіданні колегії ТУ ДСА, яке відбулося 26.03.2010 р. обговорювалося питання про стан ведення обліково-статистичної роботи у ТУ ДСА в АРК та місцевих загальних судах. ведення стану обліково-статистичної роботи у місцевих судах АРК у 2009 році. За результатами засідання винесена постанова, наступного змісту:

- відділу організаційного забезпечення діяльності судів і органів суддівського самоврядування та судової статистики: продовжити проведення здійснення вивчення стану організації діловодства, приділяючи значну увагу з ведення в місцевих загальних судах АРК обліково-статистичної роботи. За результатами перевірок або прийняття звітності про роботу суду приймати відповідні заходи реагування, у тому числі щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності або заохочення працівників апарату суду; аналізувати стан обліково-статистичної роботи у ТУ ДСА в АРК та місцевих загальних судах АР Крим; проводити узагальнення повноти та достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи, та судові рішення щодо яких набрали законної сили; проводити контрольні перевірки за результатами усунення недоліків, встановлених спеціалістами теруправління у ході вивчення стану організації діловодства в частині ведення обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах АР Крим; розробити методичні рекомендації щодо проведення аналітичного дослідження стану обліково-статистичної роботи у суді та оформлення результатів дослідження за допомогою відповідної аналітичної довідки; переглянути та розробити більш детальнішу форму довідки про показники розгляду суддями справ та матеріалів у звітному періоді;

- головам місцевих судів Автономної Республіки Крим: здійснювати контроль за станом ведення обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах АР Крим шляхом планування проведення якісних перевірок працівниками апарату суду (залучивши до перевірок, у тому числі, старшого секретаря, помічника голови суджу, керівника апарату суду)обліково-статистичних карток та реєстраційних журналів за різними категоріями справ та матеріалів: строки реєстрації, передання суддям, правильності та повноти заповнення карток та журналів, порядку проходження справ та матеріалів у суді; за результатами відповідних перевірок суду: ознайомлювати працівників апарату суду, відповідальних за ведення ділянки роботи, яка перевірялась, з висновками перевірок, проводити оперативні наради з працівниками апарату суду для обговорення результатів та виявлення причин, що потягли за собою порушення у діяльності суду у сфері ведення обліково-статистичної роботи суду. За результатами обговорення приймати заходи щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності осіб, якими допущені грубі порушення, або заохочення працівників апарату суду з найкращою організацією роботи; вирішувати питання щодо усунення встановлених недоліків у роботі суду шляхом, наприклад, внесення змін до плану роботи суду або плану навчання з працівниками апарату суду, ініціювання питання щодо участі працівників апарату суду у вивченні стану діловодства в інших судах АРК, стажування працівників апарату суду в теруправлінні; включати в план роботи суду проведення занять з працівниками канцелярії суду щодо аналізу помилок, які допускаються під час складання звітності про роботу суду, з метою їх подальшого виключення; аналізувати в цілому, стан ведення в місцевому загальному суді обліково-статистичної роботи з інформуванням про результати аналізу ТУ ДСА в АР Крим; посилити персональну відповідальність керівників апарату суду, які організують ведення обліково-статистичної роботи у суді, та працівників апарату суду за результатами перевірок, які здійснюються у суді.

У період з 04.01.10 р. по 06.01.10р., та з 08.01.10 р., 11.01.10 р. відповідно до графіка, затвердженого першим заступником начальника територіального управління 27 листопада 2009 р. спеціалістами з судової статистики були прийняті статистичні звіти за підсумками роботи загальних судів автономії за 2009 рік.

За результатами зведення звітів за 2009 рік, у лютому-березні 2010 року підготовлені аналітичні таблиці про стан здійснення правосуддя, які надіслані для відома до Апеляційного суду АРК, місцевих загальних судів автономії.

26.01.10 р., 12.02.10 р., 07.04.10 р. надіслано на адресу ДСА України звіт за формою № 2-ВП «Звіт про розгляд місцевими та апеляційними судами справ, пов’язаних з виборами Президента України» у 2010 році.

10.11.10 р., 25.11.10 р. також надіслано на адресу ДСА України звіт за формою №2-ВМ «Звіт про розгляд місцевими та апеляційними судами справ, пов’язаних з виборами депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів у 2010 році».

У період з 03.01.11 р. по 06.01.11 р., відповідно до графіка, затвердженого першим заступником начальника територіального управління 15 грудня 2010 р. спеціалістами з судової статистики були прийняті статистичні звіти за підсумками роботи загальних судів автономії за 2010 рік.

Щомісячно, а потім щоквартально, згідно наказу ДСА України від 17.06.2010р. «Про затвердження форми звітності № 1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ» та Інструкції щодо її заповнення», проводилась підготовка зведеного статистичного звіту за формою № 1-ОП „Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ».

Щоквартально проводилась підготовка зведеного статистичного звіту за формою 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209,209-1,306 КК України»

На підставі контрольного листа голови Ради міністрів АРК узагальнювалася та надавалася на адресу Міністерства економіки АРК щомісячно інформація місцевих загальних судів АРК щодо правопорушень законодавства у сфері інтелектуальної власності.

Відповідно до доручення Віце-прем’єр-міністра України від 07.06.10 року також щомісячно узагальнюється та надається до Міністерства економіки АРК інформація щодо виявлення порушників майнових прав на музичні фонограми та їх примірники.

У зв’язку із ліквідацією військових судів з вересня 2010 року впроваджений щомісячний контроль щодо обліку військовослужбовців та працівників Збройних Сил України, засуджених місцевими загальними судами АР Крим за вчинення злочинів.

Крім того, на протязі 2010 року у повному обсязі направлялись відповіді на запити органів прокуратури, МВС ті ін. щодо надання певної статистичної інформації у сфері судової статистики.

На протязі 2010 року неодноразово на адресу ДСА України ( на підставі відповідних запитів судів АР Крим) направлялися листи щодо надання роз’яснень з питань правильного ведення обліково-статистичної роботи щодо порядку обліку заяв про розстрочку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення; щодо порядку звернення до виконання постанов про адміністративні правопорушення за різними видами адміністративних стягнень; щодо роз’яснень положень діючих Інструкцій та інше.

На виконання рішення Ради суддів України від 11 травня 2010 року № 22 та доручення Державної судової адміністрації України від 10 червня 2010 року №19 в місцевих та апеляційних загальних судах України спеціалістами Державного підприємства «Інформаційні судові системи» з липня місяця 2010 року почалося впровадження єдиної автоматизованої системи документообігу загальних судів, у тому числі, для розподілу справ між суддями в місцевих та апеляційних загальних судах, відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

До територіального управління державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим надходять багаточисленні запити з місцевих загальних судів АР Крим щодо програмних та технічних недоліків при налагодженні роботи комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів», а також відсутність належної технічної документації щодо налаштування програми, що викликає певні труднощі у працівників апаратів судів.

Так, наприклад, як зазначено у аналізі Первомайського районного суду, з грудня 2010 р. в суді проводилося встановлення на робочих місцях користувачів і тестування програми ДЗС, в ході якого були виявлені численні помилки, неточності та відсутність охоплення деяких напрямків діловодства суду. Перевірка роботи програми на робочих місцях показала її неопрацьованість та недосконалість, починаючи від незручного інтерфейсу програми й до відсутності деяких категорій справ, постійні збої та інші випадки некоректної роботи, як, наприклад, нестабільність роботи програми клієнта користувача ДЗС при нестійкому з’єднанні з сервером, при вводі даних оновлень, це призводить до завантаження працівників додатковою роботою, що негативно відображається на організацію роботи суду в цілому.

Статистичні звіти за підсумками роботи за 2010 р. приймались з 03.01.11 р. по 06.01.11 р., відповідно до графіка, затвердженого першим заступником начальника територіального управління 15 грудня 2010 р.

Річні звіті у повному обсязі складалися судами та приймалися спеціалістами ТУ ДСА в АРК виключно за допомогою підсистеми комп’ютерної програми «Судова статистика». За допомогою комп’ютерної програми „ZVIT” лише розраховувалися аналітичні таблиці щодо стану здійснення правосуддя за 2010 рік.

Слід зазначити велику методичну та практичну допомогу спеціалістами ДСА України, якими приймалися статистичні звіти, як під час звітного періоду, так і в робочому режимі щодо правильного відображення даних у звітах.

Звіти за формами №№ 2-А, 2-Ц, 4 та 5 приймалися головним спеціалістом відділу Кравцовою М.О., звіти за формами № № 1, 1-ОП, 1-Л та 3 – головним спеціалістом відділу Готовчиць Г.А.

Під час прийняття річних звітів звіти за формами 2-А,2-Ц були повернуті для доопрацювання у Залізничний районний суд м. Сімферополя, та звіт за формою 4 у Білогірський районний суд, що, свідчить про погіршення якості підготовки звітів у зазначених судах. Разом із тим, в більшості випадків виправлення вносилися працівниками апарату суду на місці.

Як позитивний момент слід відзначити, що в порівнянні з 2009 р. усіма судами Автономної Республіки Крим при наданні звітів був вірно вказаний період звітів, контрольні суми на паперових носіях співпадали з електронними.

Під час використання програми «Атлант» при підготовці статистичних річних звітів у Красноперекопському міськрайонному суді виникли технічні проблеми при формуванні та надісланні звітів в електронному вигляді. Причиною вказаних недоліків стало те, що програма вже не обслуговується та на момент формування посилки звітів до Теруправління вказана функція не працювала, у зв’язку з чим працівники апарату суду були змушені заново вбивати показники у всі форми звітів вже у територіальному управлінні.

При прийомі звітів судів в ТУ виправлялися показники наступних форм звітів:

- при поданні звіту за формою № 1 Ленінським та Красногвардійським районними судами вносилися зміни показників до розділу 1, у зв’язку з невірним підрахуванням кількості справ та осіб, які були засуджені, після чого звіти було прийнято;

- при додатковій перевірці показників під час зведення спеціалістами Теруправління звіту за формою №1, а саме довідки до розділу 1 було виявлено,що при складанні звіту не всіма судами підраховано та внесено показник про кількість повідомлень про вжиті заходи щодо окремих ухвал, які надійшли до суду. На підставі чого Бахчисарайським районним та Центральним районним м. Сімферополя судами додатково надсилались виправлені звіти;

- також при заповненні довідки до розділу 1 звіту за формою № 1 Сакським міськрайонним судом своєчасно не внесено показник кількості справ, направлених для провадження досудового слідства в порядку статті 431 КПК України, тобто у паперовому варіанті цей показник був присутній, але при внесенні даних до програми та поданні звіту до Теруправління показника не було з причин технічної помилки;

- при заповненні розділу 3 звіту за формою № 1 Красногвардійським районним судом також було допущено технічну помилку, оскільки показник у рядку додаткових покарань помилково внесено показник у графу 4 замість 5, що було виявлено також спеціалістами Теруправління при зведені звіту та судом додатково надсилався виправлений звіт;

- при поданні звіту за формою № 1 Алуштинським міським судом у розділі 5 помилково було враховано особу, яку звільнили від кримінальної відповідальності у зв’язку зі смертю та після додаткової перевірки в звіт були внесені не значні виправлення після чого звіт було прийнято;

- при перевірці звіту за формою №1-ОП Білогірського районного суду спеціалістом відділу встановлена арифметична помилка, яка виправлялась працівником апарату суду, і лише після цього прийнята. Така проблема виникла, оскільки працівник, на якого було покладено обов’язки по складанню звіту за формою № 1-ОП за 2010 рік, має стаж роботи на цій посаді 2 місяці;

- при перевірці звіту за формою № 1-Л Бахчисарайського районного суду за 2010 рік було встановлено, що у Розділі 1 не повно вказано інформацію щодо 2 справ, які перебували в провадженні суду, а саме були відсутні показники в звіті відносно цих справ про органи, якими проводилось слідство;

- при перевірці звітів за формою № 3 у розділі 1 Бахчисарайським районним (за статтею 98 КУпАП) та Судацьким міським (за статтею 184 КУпАП) судами невірно було вказано в графу 9 (про застосування заходів впливу, передбачених статтею 24-1 КУпАП) справи, звіти виправлялись;

- аналогічна помилка мала місце при заповненні звіту за формою № 3 Чорноморським районним судом у рядку за статтею 203 КУпАП у графі 11 (справу закрито, у зв’язку з передачею матеріалів на розгляд громадської організації або трудового колективу);

- при заповненні звіту за формою № 3 Євпаторійським міським судом самостійно було виявлено технічну помилку при заповненні рядку за статтею 163-2 КУпАП, тобто показники при занесенні до програми в ручний засіб помилково було зміщено та внесено до інших граф.

Всі ці факти виявлених помилок, потягли в подальшому виправлення звітів судами та направлення додатково виправлених звітів до Теруправління та у свою чергу виправлення зведеного звіту та направлення його до ДСА України.

При поданні Бахчисарайським, Залізничним, Київським м. Сімферополя, Нижньогірським, Роздольненським, Сімферопольським, Чорноморським районними, Сакським, Красноперекопським міськрайонними, Алуштинським, Армянським, Євпаторійським, Судацьким, Феодосійським міськими судами звітів не завжди були надані пояснення та підтвердження деяких показників, які додатково надсилалися на адресу ТУ в доповнення.

Головною причиною, яка потягла за собою виправлення у звітах, уточнення деяких показників, роздрукування належних варіантів звітів судів, – це саме технічна помилка. Тобто, при складанні звітів показники в них працівниками суду пораховані вірно, але при внесенні їх в електронну форму звіту, допускалися неточності, оскільки складанням звітів та внесенням їх у електронну форму у судах займаються, як правило, різні працівники. А після занесення даних у комп’ютер, не всіма працівниками суду ретельно перевіряється точність та вірність внесення інформації у електронний формат.

Як позитивний момент, слід відмітити, що, в ході додаткової перевірки показників зведених звітів за запитами спеціалістів ДСА України показники звітів не виправлялись.

- № 2-А - Білогірським, Чорноморським, Сімферопольським районними судами вносилися зміни в рядок 19 (кількість справ розглянутих в порядку письмового провадження) Довідки до звіту. В електронному варіанті звіту Чорноморського районного суду була відсутня дата складання звіту.

Залізничним районним судом м. Сімферополя прибиралися показники з рядка 18 (кількість направлених позовних заяв та матеріалів в інші місцеві суди), оскільки даний рядок призначений для заповнення адміністративними судами, про що неодноразово говорилося спеціалістами Теруправління на семінарських заняттях.

Сакським міськрайонним судом помилково внесені показники рядка 134 (Спори щодо правовідносин пов'язаних з виборчим процесом чи процесом референдуму) у рядок 135 (інші категорії справ), що говорить про неуважність особи, яка складала звіт, оскільки рядок 135 (інші категорії справ) необхідно обов'язково підтверджувати і якщо б звернули увагу на той факт, що в даному рядку вказані показники і їх необхідно підтвердити, така помилка була б виключена.

Феодосійським міським судом вносилися виправлення в Розділ 1 і 5 звіту. Слід зазначити, що на семінарських заняттях на правильність заповнення цих розділів зверталася особлива увага працівників апарату суду.

- 2-Ц - виправлення вносилися у рядок 1 Довідки до звіту (сума, присуджена до стягнення з посадових осіб, винних у незаконному звільненні, грн.) Керченським міським судом;

У рядок 10 Довідки до звіту (Кількість справ, розглянутих з фіксуванням судового процесу технічними засобами) Алуштинським міським судом.

У рядок 17 Довідки до звіту (кількість справ окремого провадження, розглянутих з участю народних засідателів) вносилися виправлення Сімферопольським, Бахчисарайським районними судами. При цьому слід зазначити, що зазначеними судами було надано підтвердження показників рядка 17 за підписом голови суду, проте під час перевірки спеціалістом ТУ ДСА було виявлено, що в зазначеному рядку були невірно підраховані справи, розглянуті з участю народних засідателів. Це при тому, що неодноразово на семінарських заняттях зверталася увага працівників, відповідальних за складання звітів, що при наданні підтверджень показників необхідно їх перевіряти, оскільки голова суду, ставлячи свій підпис на підтвердження повинен бути впевнений, що ця інформація перевірена і носить достовірний характер. Крім того, слід зауважити, що зазначеними судами також при здачі піврічного звіту були ті ж самі помилки і також були надані невірні підтвердження за підписом голови суду. Це говорить про те, що належних висновків особи, відповідальні за складання звіту, не зробили і продовжують допускати помилки, на які вже зверталася увага.

Феодосійським міським судом вносилися виправлення в рядок 16 Довідки до звіту (відправлено копій постанов про скасування судових наказів стягувачам та боржникам з порушенням вимог, передбачених частиною 4 статті 106 ЦПК України);

Залізничним районним судом м. Сімферополя не були перевірені показники рядків 5,8,9 Довідки до звіту і тому, після додаткової перевірки, вносилися виправлення до звіту.

Бахчисарайським районним судом не заповнені рядки 18, 19 Довідки до звіту. Відповідно до пояснень секретаря суду: не заповнили дані рядки звіту, оскільки просто «забули» їх заповнити. Що є незрозумілим, оскільки виконавець, який ставить свій підпис під звітом, таким чином підтверджує, що звіт перевірений і містить достовірні і повні відомості. Крім того, вносилися зміни до розділу 1,4 звіту. При цьому, виправлення до звіту вносилися двічі.

Крім того, Євпаторійським, Феодосійським міськими судами не була своєчасно надана інформація про розгляд місцевим загальними судами справ цивільного судочинства, що виникають по спорах з приводу соціальних виплат, соціальних послуг, допомоги, захисту, пільг, речового майна, пайків або грошової компенсації замість них за 2010 р., яку необхідно було в обов'язковому порядку надати разом із звітом.

- № 4 - виправлення вносилися Армянським міським і Білогірським районним судами у Розділ 3 рядок 20 (інші види економічної діяльності). При цьому, слід зазначити, що Білогірським районним судом вносилися виправлення до звіту двічі. При перевірці спеціалістом Теруправління показників розділу 1 виявилося, що замість суми 1.524 була вказана сума 11.524, також Сімферопольським районним судом помилково були виставлені суми у графах 3 (всього виконавчих документів) та 4 (на суму), що вплинуло й на загальну графу. Так, після додаткової перевірки замість суми 815.803 було внесено виправлення на суму 3.762.

Таким чином, через неуважність осіб, відповідальних за складання звіту, спеціалісту ТУ необхідно було вносити виправлення до зведеного звіту. Ленінським районним судом був наданий звіт у форматі XL, у зв'язку з чим, необхідно було повторно направляти звіт по електронній пошті в заархівіруваному файлі для прийняття. Також, вносилися виправлення до розділу 3 звіту.

У звіті № 5 Ленінського районного суду не було проставлено дати складання звіту, ПІБ керівника та виконавця.

При додатковій перевірці та витребування підтверджень деяких показників фахівцем ТУ ДСА в АРК в ході зведення звітів місцевих загальних судів АРК вносилися виправлення до звіту за формою 2-А Ленінським районним судом, оскільки, як пояснив секретар суду, «помилилися» на 100 позовних заяв;

Ялтинським міським судом вносилися виправлення до розділу 1 графу 3 – Це при тому, що на семінарських заняттях "під запис" вказувалися нюанси правильного відображення статистичних даних у звіті.

При поданні деякими судами звітів не були своєчасно надані пояснення та підтвердження по ряду показників, які пізніше додатково надсилалися на адресу ТУ, що в свою чергу визвало певні труднощі при зведенні звіту.

Разом з тим, як позитивний момент, необхідно зазначити, що виправлення в звіти не вносилися такими судами, як:

- Джанкойським міським судом;

- Євпаторійським міським судом;

- Кіровським районним судом;

- Красногвардійським районним судом;

- Красноперекопським міськрайонним судом;

- Київським районним судом м. Сімферополя;

- Нижньогірським районним судом;

- Первомайським районним судом;

- Роздольненським районним судом;

- Совєтським районним судом;

- Судацьким міським судом;

- Центральним районним судом м. Сімферополя.

Таким чином, хочеться відзначити, що всі без винятку вищевикладені помилки, які були допущені судами в звітах, були предметом обговорення на семінарських заняттях.

Спеціалістами Теруправління неодноразово зверталася увага працівників апарату суду на нюанси при складанні звітів у зв'язку з внесенням змін до законодавства. Особливі моменти проводилися «під запис». Крім того, практично всі особи, які складали звіти, були присутні на семінарських заняттях. Слід виділити також, що перед здачею звітів проходили стажування в Теруправлінні працівники апарату Феодосійського міського та Білогірського районного судів, однак і проходження стажування не вплинуло на позитивну здачу звітів.

Також, необхідно відмітити, що на підставі карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи спеціалістами Теруправління розраховуються звіти за формами № 6-9 за вироками (постановами, ухвалами) суду, які набрали законної сили. Так, при розрахуванні звітів виникали певні проблеми, тобто помилки, недоліки та порушення при заповненні карток дуже ускладнювали роботу спеціалістів ТУ та в подальшому впливало на достовірність показників розрахованих звітів.

Крім того, слід звернути увагу, що, насамперед напередодні подання звітів місцевими загальними судами до Територіального управління завжди проводяться семінарські заняття, на яких висвітлюються проблемні питання щодо достовірності даних, відображених у картках та узагальнюються факти перекручення статистичних даних, які мали місце в минулому, потім, по факту подання звітності після кожного звітного періоду спеціалістами Теруправління складаються узагальнення достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи, у яких постійно звертається увага на недоліки та порушення при заповненні карток з наданням конкретних прикладів та з вимогою прийняття відповідних заходів щодо недопущення таких порушень в подальшій роботі працівників апарату суду. Тобто постійно нагадується про необхідність працівниками апарату суду, які відповідають за заповнення карток, а також за внесення їх в електронному вигляді, на яких такі обовязки покладено головою суду чи особою, яка виконує його обовязки, ретельно перевіряти дані та звіряти їх з вироками суду, матеріалами справ та більш уважно, сумлінно та відповідально ставитися до внесення даних до карток, як у паперовому, так і в електронному вигляді, оскільки помилки, які здаються на перший погляд незначними, впливають на достовірність статистичних даних про судимість як по Автономній Республіці Крим, так і по України в цілому.

Так, після зведення спеціалістами Теруправління річних звітів, які розраховуються на основі карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи, помилки та порушення вимог Інструкції щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу від 18.03.2004 року зі змінами та доповненнями, були допущені помилки та вносилися зміни до карток Сімферопольським, Білогірським, Красногвардійським, Київським, Залізничним та Центральним м. Сімферополя районними, Судацьким, Євпаторійським, Ялтинським міськими, Сакським, Красноперекопським міськрайонними судами, що у свою чергу витребувало додаткової перевірки при зведенні звітів. Також мале місце перекручення даних карток Залізничного районного суду м. Сімферополя, яке було виявлено спеціалістами з судової статистики Верховного Суду України, що у свою чергу потягло виправлення звітів та додаткове зведення статистичних даних спеціалістами Теруправління, спеціалістами ДСА України та подання виправлених звітів в подальшому додатково відповідно Теруравлінням до ДСА України, Апеляційного суду АРК, Управління Держкомстату, Прокуратури АРК.

В світлі вищезазначеного, вважаємо за необхідне рекомендувати працівникам апарату суду, які займаються обліково-статистичною роботою в суді, та складанням звітів про роботу суду щодо здійснення правосуддя, проводити вибіркову перевірку деяких показників звітів до подання їх в ТУ. Адже звіти суду – це, насамперед, показники його роботи, за якими Верховний Суд України, Апеляційний суд АРК, ДСА України, та інші державні органи, юридичні та фізичні особи, отримуючи таку інформацію, складають думку та роблять відповідні висновки про роботу того чи іншого суду в цілому, у тому числі, щодо навантаження на суддів, категорії справ, що розглядаються, рівень складності цих справ, та ін.

Таким чином, правильний облік справ та матеріалів суду та відображення їх у звітах є одним з найважливіших напрямків в роботі суду. У зв’язку із викладенням хотілося б процитувати деякі фрази з аналізу стану обліково-статистичної роботи Ялтинського міського суду: «Обліково-статистична робота – один з найважливіших напрямків у судовій діяльності, і тому вимагає досконалого вивчення й строгого дотримання встановлених вимог. Рівень якості обліково-статистичної роботи характеризує в цілому всю роботу конкретного суду, відтворює повну картину всіх напрямків судової діяльності». Ретельне складання плану роботи на черговий звітній період грає дуже важливу роль, і збільшення числа проведення перевірок, посилення контролю – це гарантія високого рівня організації обліково-статистичної роботи суду.

Слід зазначити, що труднощі, які мають місце в судах, як і раніше, обумовлені недостатнім матеріально-технічним забезпеченням, у тому числі комп’ютерною технікою працівників апарату судів, що займаються судовою статистикою, заробітною платнею, яка на сьогоднішній день не відповідає великому навантаженню на працівників суду.

Головними причинами, яки потягли за собою виправлення у звітах, уточнення деяких показників, роздрукування належних варіантів звітів судів, – це насамперед небажання та неуважність працівників апарату суду, відповідальних за складання звітів, провести додаткову перевірку та впевнитися у достовірності показників звіту.

Таким чином, працівникам суду, які відповідальні за складання звітів за цими формами, необхідно приділити більшу увагу перевірці вірності показників у електронній та письмовій формі звіту, та не забувати, що підписуючи такого роду документ не тільки вони відповідають за достовірність внесеної інформації, а й, насамперед, голова суду, який підтверджує правильність даних звіту.

Серед аналізів місцевих загальних судів АРК щодо ведення обліково-статистичної роботи за 2010 рік хотілося б звернути увагу на аналізи Ялтинського міського, Бахчисарайського, Красногвардійського районних судів, Центрального районного суду м. Сімферополя, які носять обставинний, повний характер, та простежується творчий та сумлінний підхід до їх написання.

Разом з тим, аналізи Залізничного районного суду м. Сімферополя та Армянського міського судів були повернути для доопрацювання, оскільки повністю не відповідали вимогам написання аналітичних довідок.

Таким чином, враховуючи результати здачі річних звітів, можна зробити висновок про досить поверхове ознайомлення деяких працівників деяких судів з аналітичними довідками спеціалістів ТУ.

На належну підготовку та складання звітів також безперечно впливає стаж роботи та освіта працівників, що можливо відобразити наступним чином:

- 19,3 % працівників, що займаються обліково-статистичною роботою мають стаж роботи на даній посаді до 1 року, 19,3 % - від 1 до 2 років, 34,7 % - від 2 до 5 років, 14,5 % - від 5 до 10 років, 12 % - більше 10 років;

- 15 % працівників, які займаються обліково-статистичною роботою не мають юридичної освіти, 12,5 % мають освітньо-кваліфікаційний рівень молодшого спеціаліста, 27,5 % - базову вищу, 40 % - вищу, 12,5% - є студентами вищих навчальних закладів.

Таким чином, той факт, що 19,3 % працівників, що займаються обліково-статистичною роботою в судах мають стаж роботи на даній посаді до 1 року, безперечно вплинув на якість складання річних звітів, оскільки відсутність стабільних кадрів, спеціальної освіти та відповідного досвіду роботи у секретарів суду є однією зі складових як ведення обліково-статистичної роботи в суді в цілому, так й успішної здачі звітів, зокрема. Одночасно, хотілося б звернути увагу на той факт, що рівень освіти даних працівників росте. Так, відповідно до аналітичного дослідження цього питання за період роботи 2009 року, працівників з вищою освітою було 38 %, а студентів – 16 %.

З урахуванням наведеного та з метою покращення стану обліково-статистичної роботи у місцевих судах та недопущення помилок у звітності судів, вважаємо за доцільне рекомендувати:

1. Головам місцевих загальних судів Автономної Республіки Крим:

1.1 Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації судових справ і матеріалів та заповненню документів первинного обліку, у тому числі, шляхом включення у план роботи суду та проведення перевірок ведення (якості заповнення) всіх видів обліково-статистичних карток на справи (матеріали).

1.2 Контролювати виконання директивних документів, постанов колегії, наказів, листів Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим.

1.3 Контролювати виконання заходів, які передбачені планами роботи суду.

1.4 Постійно планувати і проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями судової статистики.

1.5 Включати в плани роботу суду проведення занять з працівниками канцелярії суду щодо аналізу помилок, які допускаються під час складання статистичних звітів, з метою їх подальшого виключення.

1.6 Включити в плани роботу суду проведення занять з працівниками канцелярії суду щодо вивчення методичних рекомендацій по використанню автоматизованої системи документообігу.

2. Відділу організаційного забезпечення діяльності судів і органів суддівського самоврядування та судової статистики територіального управління Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим:

2.1. Постійно аналізувати стан обліково-статистичної роботи та дані судової статистики.

2.2. На протязі першого півріччя 2011 року провести семінарські заняття з працівниками апарату місцевих судів з питань первинної реєстрації та складання статистичних звітів, та, в цілому, збільшити кількість семінарів з цих питань; провести семінарські навчання з головними спеціалістами судів з інформаційних технологій з питань функціонування автоматизованої системи документообігу «ДЗС». Приймати заходи, у тому числі, шляхом направлення відповідних листів, щодо участі у семінарах-навчаннях, які проводитимуться спеціалістами ТУ у сфері ведення судової статистики, спеціалістів із судової статистики Апеляційного суду АРК.

2.3. Запланувати на перше півріччя 2011 року проведення узагальнення повноти та достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи, та судові рішення щодо яких набрали законної сили у першому кварталі 2011 р.

2.4. При проведенні вивчень стану організації діловодства в місцевих загальних судах, приділяти значну увагу веденню обліково-статистичної роботи.

2.5. При вивченні стану обліково-статистичної роботи у місцевих загальних судах Автономної Республіки Крим приймати заходи щодо надання методичної та практичної допомоги посадовим особам, відповідальним за ведення цієї ділянки роботи.

2.6. Надіслати копію даного аналізу до місцевих загальних судів Автономної Республіки Крим для обговорення та реалізації.

Відділ організаційного забезпечення

діяльності судів і органів суддівського самоврядування

та судової статистики

територіального управління

Державної судової адміністрації України

в Автономній Республіці Крим