за 2009 рік

АНАЛІЗ

стану обліково-статистичної роботи

в територіальному управлінні державної судової адміністрації

в Автономній Республіці Крим,

в районних (міських), міськрайонних судах Автономної Республіки Крим у 2009 році

Відповідно до плану роботи територіального управління ДСА в АРК на перше півріччя 2010 року, на підставі листа ДСА України від 21.12.2009р. №14-9185/09 щодо подання зведеної звітності за 2009 рік, відділом організаційного забезпечення діяльності судів і органів суддівського самоврядування та судової статистики (далі – відділ) проведено аналітичне дослідження стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим (далі – ТУ), в районних (міських), міськрайонних судах Автономної Республіки Крим у 2009 році.

Треба зазначити, що протягом 2009 року відділом проведено більш значна робота щодо підвищення рівня організації обліково-статистичної роботи в районних (міських), міськрайонних судах Автономної Республіки Крим, ніж у попередні періоди.

З метою належної організації діловодства в районних (міських), міськрайонних судах в цілому, та в частині ведення обліково-статистичної роботи, зокрема, а також надання практичної і методичної допомоги працівникам апаратів судів, спеціалістами відділу в 2009 році на підставі рішень Ради суддів Апеляційного та місцевих судів АРК, відповідно до плану роботи, проведені перевірки по вивченню стану діловодства в місцевих судах АРК:

- Бахчисарайському районному (26.02.09р.);

- Джанкойському міськрайонному (з 06.04.09 р. по 08.04.09 р.);

- Ленінському районному (з 10.06.09р. по 12.06.09р.);

- Нижньогірському районному (з 05.10.09р. по 07.10.09р.);

- Красногвардійському районному (з 21.10.09р. по 22.10.09р.).

Крім вказаних вивчень, відповідно до планів роботи ТУ ДСА в АРК на 2009 рік відділом проведено комплексне вивчення стану організаційного забезпечення діяльності:

· Залізничного районного суду м. Сімферополя (з 24.03.09р. по 27.03.09р.);

· Феодосійського міського суду (з 26.05.09р. по 29.05.09р.);

· Совєтського районному суду (04.11.09р.);

А також:

- Сакського міськрайонного суду (23.09.09р.) – перевірка стану організаційного забезпечення роботи за наслідками вивчення стану організаційного забезпечення роботи за 2007р.;

- Євпаторійського міського суду (24.09.09р.) – вивчення стану організації діловодства та роботи по зверненню судових рішень до виконання).

Копії доповідних записок (довідок) за результатами усіх проведених вивчень направляються в суди для обговорення на оперативних нарадах та усунення встановлених недоліків. Щодо перевірок, проведених на підставі рішень Ради суддів, то копії довідок за результатами таких перевірок також направляються на адресу Ради суддів.

Слід зазначити, що стан організації діловодства в судах у 2009 році, у порівнянні з попередніми роками, у більшості судів не покращився. Незважаючи на те, що судами приймаються суттєві заходи до усунення недоліків, встановлених в ході попередніх перевірок, у цілому приймаються до уваги та практично знаходять своє застосування ті методичні рекомендації, які надаються спеціалістами відділу як безпосередньо у ході проведення вивчень та спілкування з відповідальними особами на тій або іншій ділянці роботи суду, так і в ході проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з приводу покращення та більш ефективної організації роботи в суді, як виявилося, це не є достатнім.

Разом з цим, за результатами обговорення доповідних записок (довідок) судами в ТУ надаються протоколи оперативних нарад, а також інформація про прийняття відповідних управлінських рішень та заходів, спрямованих на покращення стану обліково-статистичної роботи та усунення недоліків і порушень (плани заходів, довідки про виконання заходів щодо усунення встановлених порушень тощо).

При проведенні вищезазначених вивчень стану організації забезпечення діяльності судів значна увага приділяється вивченню планування роботи судів, змісту номенклатури справ суду.

Проведені перевірки показали, що, в цілому, реєстрація справ і матеріалів, що надходять до місцевих судів автономії, здійснювалась відповідно до відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006р., з наступними змінами та доповненнями, Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів від 05.06.2006р., зі змінами та доповненнями.

Разом із цим, у деяких судах продовжують мати місце помилки і порушення під час реєстрації справ і матеріалів та правильного відображення їх в статистичних звітах. Основними порушеннями (зауваженнями), які встановлені у ході вивчень, як і раніше, є:

- порушення хронології реєстрації справ та матеріалів, у зв’язку із чим, хотілося б звернути увагу працівників апарату суду на положення п. 3.1 діючої Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді: після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Особливо це стосується періоду переходу одного календарного року в інший;

- зауваження щодо заповнення обліково-статистичних карток на справи на матеріли. Тут необхідно звернути увагу на той факт, що саме картки є первинним документом, за яким справа (матеріал) обліковується у звітах про роботу суду. Таким чином, саме неякісне заповнення зазначених карток призводить у більшості випадків до перекручень даних, відображених у звітах. При цьому, у картці повинні бути заповненні всі необхідні реквізити, оскільки саме картка, на відміну від справ та матеріалів зберігається у суді постійно та знищенню не підлягає. Картка є своєрідним «паспортом» справи (матеріалу), і саме вона, при відсутності справи у суді є носієм необхідної інформації про справу (матеріал), у тому числі, при розгляді звернень фізичних та юридичних осіб.

У другому півріччі 2009 року також встановлені зауваження щодо форми обліково-статистичних карток на справи та матеріали, які використовуються у роботі судів. Тобто, мають місце випадки заповнення форм карток, передбачених вже недіючими Інструкціями з діловодства в судах, або без відповідних змін та доповнень, внесених у діючу Інструкцію з діловодства в місцевому загальному суді. Це є неприпустимим, оскільки форми карток розроблені з урахуванням діючих форм звітності суду та відсутність певної інформації певного пункту картки робить неможливим повне та якісне заповнення форм звітності суду, та може привести до перекручень і недостовірності статистичної інформації. У зв’язку з чим, рекомендуємо при проведенні перевірок стану ведення обліково-статистичної роботи в суді в першу чергу звертати увагу та перевіряти саме форму карток, які використовуються в суді працівниками апарату суду, а вже потім на повне та якісне їх заповнення.

Також встановлені зауваження щодо зберігання у суді форм звітності суду. Так, є випадки, коли у відповідних справах Номенклатури справ суду зберігається первинна звітність суду без урахування внесених виправлень у ході додаткової перевірки показників спеціалістами ТУ ДСА в АРК або ДСА України. Тобто, в паперовому варіанті звіту графічним олівцем зроблені відмітки про змінені показники. Це також є неприпустимим, оскільки звітність суду часто використовується в суді як при проведенні аналітичних досліджень так і надається на адресу юридичних та фізичних осіб, а також є вихідним щодо залишків справ та матеріалів на початок наступного звітного періоду при перенесенні показників. Кожна неточність в показниках може потягнути за собою не тільки перекручення даних статистичної звітності суду, але й відповідальність посадових осіб суду за надання недостовірної статистичної інформації про роботу суду.

Щодо організації судової статистики, забезпечення достовірності подання зведених звітів про стан здійснення правосуддя, у 2009 році ТУ проводилися спільні звірки достовірності деяких показників поквартального звіту за формою 1-Л з працівниками Прокуратури АРК та СУ ГУ МВС України в АРК.

Крім того, з цією ж метою, ТУ ще в 2008 році розроблений зразок списку осіб, облікованих судами в даному звіті, та судами надається інформація для проведення даних звірок у встановленій ТУ формі. Цей захід, знаходить своє практичне застосування та приносить результати.

Також, на протязі 2009 року ТУ ДСА в АРК на адресу ДСА України надсилалося багато запитів щодо надання роз’яснень або уточнень відносно ведення діловодства в суді, у тому числі, про правильний порядок та терміни звернення до виконання судових рішень, реєстрації справ та матеріалів певних категорій, викладалися пропозиції з тих чи інших питань покращення організації діловодства в місцевих загальних судах та ін. При цьому, слід звернути увагу на великий рівень ініціативи у даній сфері з боку голів та працівників апарату районних (міських), міськрайонних судів АРК. На протязі 2009 року ТУ ДСА в АРК одержано (у порівняння з минулим звітнім періодом) багато таких письмових або усних запитів питань ведення діловодства в суді. У деяких випадках ТУ ДСА в АРК повинно було звертатися безпосередньо до ДСА України за роз’ясненням питань, які потребують вирішення.

Слід зазначити, що саме у 2009 році ТУ ДСА в АРК, на виконання завдання ДСА України, на підставі інформації, наданої районними (міськими), міськрайонними судами АРК, узагальнені та направлені в ДСА України пропозиції щодо внесення змін та доповнень до проекту Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних загальних судах, у томі числі, щодо документів первинної реєстрації справ та матеріалів у суді.

З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і причин, що сприяють їх виникненню, відділом постійно надаються роз’яснення з актуальних питань, а саме, щодо правильної реєстрації судових справ, матеріалів і відображення їх у статистичних звітах, практична та методична допомога.

При підготовці до прийняття річної звітності про роботу судів АР Крим за 2009 рік спеціалістами по судовій статистиці з метою проведення більш ретельної та повної звірки щодо кількості засуджених у 2009 році осіб, розроблений додаток до акту (графа №5) такої звірки, передбаченої діючою Інструкцією щодо заповнення відповідних карток на осіб, відносно яких судом розглянуті справи.

Спеціалістом із судової статистики ТУ взято участь в семінарі-навчанні з підвищення кваліфікації в м. Києві з 23 по 24 червня 2009 року зі спеціалістами з судової статистики апеляційних судів та територіальних управлінь державної судової адміністрації за темою «Організація формування інформаційних технологій». На даному семінарі спеціалістами ДСА України висвітлювалися питання щодо правильності складання піврічних звітів, у тому числі, з урахуванням внесених змін, а також спеціалістами ТОВ «Арт-Майстер» - основні механізми роботи, напрямки та сучасні тенденції розвитку комп’ютерної програми «Судова статистика».

З метою організації підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються судовою статистикою, проведено наступну роботу.

У рамках підвищення професійного рівня та ділової кваліфікації працівників апарату місцевих загальних судів ТУ залучено 26 працівників апарату судів для вивчення стану організації діловодства в місцевих загальних судах.

Так, при проведенні комплексного вивчення стану організації діловодства в Залізничному районному суді м. Сімферополя залучалися працівники апарату Центрального районного суду м. Сімферополя та Сімферопольського районного суду; при проведенні комплексного вивчення стану організації діловодства в Феодосійському міському суді залучалися працівники апарату Керченського міського та Кіровського районного судів; при проведенні вивчення стану організації діловодства в Ленінському районному суді залучалися працівники апарату Керченського та Феодосійського міських судів; при проведенні вивчення стану організації діловодства в Нижньогірському районному суді залучалися працівники апарату Красногвардійського та Совєтського районних судів; при проведенні вивчення стану організації діловодства в Красногвардійському районному суді залучалися працівники апарату Нижньогірського районного та Джанкойського міськрайонного судів; при проведенні вивчення стану організації діловодства в Совєтському районному суді залучалися працівники апарату Нижньогірського та Сімферопольського районних судів. Вказана практика дозволяє не тільки більш заглиблено підходити до вивчення стану організації тих чи інших ділянок роботи суду, з урахуванням певної специфіки роботи на тих чи інших ділянках роботи, а й на місці вирішувати проблемні питання, обмінюватися досвідом роботи, а також переймати більш удосконалені розробки та ідеї для розповсюдження в інших судах.

Крім того, 01.12.09 р. та 02.12.09 р., на виконання п.6.6 постанови колегії ТУ ДСА в АР Крим від 18.09.09 р. №4/1 проведено стажування трьох працівників апарату Ялтинського міського суду, які займаються обліком та складанням звітності щодо розгляду судом цивільних та адміністративних справ. За результатами проходження стажування підготовлені відповідні довідки, які долучені до матеріалів особистих справ зазначених працівників.

Також, в рамках підвищення кваліфікації працівників апарату судів, покращення стану організації діловодства та обліково-статистичної роботи, спеціалістом відділу проведені семінарсько-навчальні заняття:

- 21.05.2009 р. щодо складання звітів №1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими судами кримінальних справ» та №1-Л «Про розгляд загальними місцевими та апеляційними судами кримінальних справ за статтями 209, 209-1, 306 КК України». На семінарі проводилися практичні завдання щодо складання звіту 1-ОП за певний період на підставі спеціально розроблених спеціалістом ТУ зразків обліково-статистичних карток, з розібранням допущених у тестовому звіту помилок;

- 04.06.2009р. семінар щодо внесення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, до електронної бази «Судова статистика». При цьому, із залученням до участі у семінарі спеціаліста з ведення судової статистики Апеляційного суду АРК Максименко С.А. з метою висвітлення та спільного вирішення проблем, які виникають на цій ділянці роботи;

- питання стану організації обліково-статистичної роботи в судах висвітлювалося також на семінарі з керівниками апарату суду, який проходив у ТУ ДСА в АРК 05.06.2009р.;

- з 30.06.09 р. по 01.07.2009 р. традиційно напередодні піврічних звітів щодо складання піврічної звітності про роботу судів;

- 13.09.09 р. семінар-навчання з працівниками апарату суду за результатами складання та подання до ДСА України піврічної звітності про роботу судів. На даному семінарі спеціалістами ТУ висвітлені всі помилки та неточності, недоліки, які мали місце при складанні та поданні звітності. Надані рекомендації щодо усунення певних недоліків або підвищення якості складання судом звітності про свою роботу, з метою покращення роботи суду у даній області на річні звіти;

- 14 та 16 грудня 2009 р. традиційно напередодні річних звітів щодо складання річної звітності про роботу судів.

У рамках підвищення кваліфікації працівників апарату судів з метою їх заохочення та з нагоди святкування Дня працівників суду, з 01 по 04 грудня 2009 року проведені конкурси на звання «Найкращій за професією-2009» серед керівників апарату судів, помічників голів судів, секретарів судового засідання та осіб, які відповідають за ведення архівної справи в суді.

У перелік питань до конкурсу, у тому числі, були включені питання організації та ведення обліково-статистичної роботи в суді, терміни надання на адресу ТУ ДСА в АРК звітності про роботу суду, зберігання звітності суду та терміни надання статистичної інформації на запити юридичних та фізичних осіб, проблемні (для обговорення) та суто практичні питання з цієї сфери діяльності суду.

При цьому, слід зазначити, що особи, які приймають участь у таких конкурсах, підвищують свій професійний рівень, у тому числі, прослуховуючи відповіді інших осіб, доповнюючи їх. Особи, яки не проходять в інші тури, залишаються у приміщенні конкурсу, та мають можливість, завдяки цьому навчатися, та опосередковано приймати участь у конкурсі. Так, наприклад, секретар судового засідання Красноперекопського міськрайонного суду не стала переможцем конкурсу, але за активну участь у ньому отримала заохочуваний приз.

Переможців конкурсу було нагороджено на урочистому святкуванні Дня працівників суду, яке проводилось 17.12.09р. в приміщенні територіального управління державної судової адміністрації в АР Крим, із залученням ЗМІ та висвітлення цієї урочистої події у республіканських новинах на телебаченні та у пресі.

Також, у 2009 році виникла практика щодо піврічного винесення на розгляд Колегії ТУ ДСА в АРК питання про стан ведення обліково-статистичної роботи в районних (міських), міськрайонних судах АРК. За результатами її проведення, головам районних (міських), міськрайонних судів Автономної Республіки Крим рекомендується посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, частіше призначати відповідні перевірки та проведення аналітичних досліджень саме даного напряму діяльності суду та ін.

З метою встановлення недоліків та проблем, що негативно впливають на стан обліково-статистичної роботи, на протязі 2009 року спеціалістами відділу проведено аналізи:

- аналіз стану обліково-статистичної роботи в управлінні Державної судової адміністрації України в Автономній Республіці Крим, в районних (міських), міськрайонних судах Автономної Республіки Крим в 2008 році;

- аналіз стану здійснення правосуддя районними (міськими), міськрайонними судами Автономної Республіки Крим за 2008 рік;

- аналіз стану здійснення правосуддя районними (міськими), міськрайонними судами Автономної Республіки Крим за перше півріччя 2009 року;

- аналіз за результатами проведення вивчень стану діловодства в районних (міських), міськрайонних судах АРК у 2009 році. У даному аналізі спеціалістами ТУ ДСА в АРК висвітлено питання, у томі числі, ведення обліково-статистичної роботи в судах: викладені основні зауваження щодо ведення цього напряму діяльності суду, шляхи їх усунення з відповідними посиланнями положення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, якими необхідно керуватися у своїй діяльності та звернути особливу увагу.

Крім того проведені узагальнення:

- узагальнення інформації щодо розгляду суддями районних (міських), міськрайонних судів Автономної Республіки Крим справ і матеріалів в 2008 році;

- узагальнення інформації щодо розгляду суддями районних (міських), міськрайонних судів Автономної Республіки Крим справ і матеріалів у першому півріччі 2009 року;

- узагальнення інформації щодо розгляду суддями районних (міських), міськрайонних судів Автономної Республіки Крим справ і матеріалів в 2009 році.

При цьому, слід зазначити, що з метою удосконалення механізму розрахунку фактичного навантаження справ та матеріалів на суддів районних (міських), міськрайонних судів АРК, у першому півріччі 2009 року ТУ ДСА в АРК на адресу Ради суддів Апеляційного та місцевих судів АРК направлено відповідного листа, оскільки саме фактичне навантаження справ та матеріалів на суддів допоможе більш якісно та повно проаналізувати стан здійснення судочинства. У другому півріччі 2009 року Радою суддів створена спеціальна робоча група щодо вирішення даного питання шляхом розробки відповідних пропозицій. Таким чином, станом на кінець 2009 року у цьому напрямі ведеться робота, дане питання у ТУ ДСА в АРК залишається на контролі.

Вищезазначені аналізи та узагальнення надсилались в районні (міські), міськрайонні суди Автономної Республіки Крим для відома і обговорення на оперативних нарадах, а також використання у по дальшій роботі судів.

Судами проведені аналізи стану здійснення правосуддя, обліково-статистичної роботи, копії яких надіслані до територіального управління.

Також, 17.07.2009р. відбулося засідання колегії ТУ ДСА в АРК, на якому обговорювалося питання ведення стану обліково-статистичної роботи у місцевих судах АРК у 2008 році. За результатами засідання винесена постанова, в якій зазначено наступне:

- відділу організаційного забезпечення діяльності судів і органів суддівського самоврядування та судової статистики: продовжити здійснення контролю та надання методичної допомоги з питань організації діловодства, обліково-статистичної роботи під час вивчення стану організаційного забезпечення роботи судів; провести семінарське заняття з працівниками апарату місцевих судів Автономної Республіки Крим з питань складання статистичних звітів; провести семінарське заняття з працівниками апарату місцевих судів Автономної Республіки Крим за результатами здачі піврічних статистичних звітів про роботу місцевих загальних судів АР Крим; узагальнити недоліки, встановлені в ході прийняття статистичної звітності про роботу місцевих загальних судів АР Крим, встановивши конкретних осіб, якими допущені грубі порушення при складанні звітності, та заслухати даних осіб на колегії ТУ ДСА в АРК;

- головам місцевих судів Автономної Республіки Крим: посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи. При встановлені порушень своєчасно приймати заходи реагування; забезпечити відповідний облік справ та матеріалів, що надходять до місцевих загальних судів АР Крим; підвищити рівень виконавчої дисципліни працівників, відповідальних за складання статистичних звітів, шляхом проведення з боку старшого секретаря, помічника голови суду, керівника апарата суду відповідних перевірок щодо термінів надання інформації, яка надається до тер управління, та виконання запитів та листів, їх повноти та достовірності; прийняти заходи щодо включення в плани робот судів вивчення положень Інструкції, що регламентують складання статистичних звітів, з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи; встановити причини допущених працівниками апарату суду порушень при складанні статистичної звітності про роботу суду, у тому числі, шляхом надання узагальненої інформації керівниками апарату суду або старшими секретарями щодо контролю з даного питання, із подальшим інформуванням про результати колегії ТУ ДСА в АРК.

Крім того, результати проведених вивчень стану організаційного забезпечення діяльності судів (у тому числі, з акцентом в частині ведення обліково-статистичної роботи в суді) за 2009 рік були винесені для обговорення на засідання колегії ТУ ДСА в АР Крим 13.11.09 р. із залученням деяких керівників апарату судів АР Крим.

За результатами проведених вивчень стану діловодства в районних (міських), міськрайонних судах Автономної Республіки Крим у 2009 році, згідно з наказами начальника Теруправління, притягнуто до дисциплінарної відповідальності працівників апарату Євпаторійського міського, Красногвардійського, Совєтського районних судів Автономної Республіки Крим.

Щодо піврічних та річних звітів за 2009 рік, то вони у повному обсязі складалися судами та приймалися спеціалістами ТУ ДСА в АРК виключно за допомогою підсистеми комп’ютерної програми «Судова статистика». За допомогою комп’ютерної програми „ZVIT” лише розраховувалися аналітичні таблиці щодо стану здійснення правосуддя у першому півріччі 2009 року та 2009 році відповідно.

Щодо роботи з підсистемою комп’ютерної програми «Судова статистика», необхідно зазначити, що напередодні подання річних звітів за перше півріччя 2009 року 01.07.2009 року ТУ ДСА в АРК спеціально проводився семінар з викликом на нього спеціалістів з інформаційних технологій судів, із залученням спеціаліста Кримської регіонального відділення ТОВ «Арт-майстер», для представлення оновлень даної програми для складання та подання судами більш якісних звітів. Працівник Кримської регіонального відділення ТОВ «Арт-майстер» прибув на семінар, але був позбавлений можливості у повному обсязі та повноцінно продемонструвати необхідну інформацію у зв’язку із відсутністю відповідного матеріально-технічного забезпечення для представлення нової версії працівникам апарату суду, та обмежилися окремим показом деяких нових функцій програми. Така практика не сприяє ефективній роботі у сфері судової статистики, позбавляє працівників апарату суду більш ретельно вникати у роботи програми, удосконалювати свій досвід у цій сфері.

На відміну від першого півріччя 2009 року при складанні первинних та зведених річних звітів за 2009 рік особливих проблем в роботі вищезазначеної програми «Судова статистика» в частині нових оновлень або збоїв не було. Разом із тим, спостерігалися випадки, коли зникала інформація Апеляційного суду АРК з карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, щодо перегляду відповідних судових рішень. Як було з’ясовано спеціалістом по судовій статистиці Апеляційного суду АРК та спеціалістом по судовій статистиці ТУ ДСА в АРК, при завантаженні посилок судів з картками «по замовчуванню» додаткова інформація, внесена апеляційною інстанцією замінювалася інформацією суду (первинною карткою, в якій лише була відмітка про направлення справи до Апеляційного суду АРК). При цьому, слід зазначити, що раніше в «Атланті» пріоритет щодо зміни інформації в картках мали саме Апеляційний суд АРК і ТУ ДСА в АРК та при завантаженні посилок суду заміна здійснювалась лише у випадку внесення змін у картки самим судом. Однак, незважаючи на такі випадки, спеціалістами по судовій статистиці Апеляційного суду АРК та ТУ ДСА в АРК напередодні складання форм звітності №6-9, з метою надання достовірних даних, проведена додаткова звірка показників та інформації у даних картках. Проте, це зайняло дуже багато часу. В подальшому, спеціалістам по судовій статистиці в ДСА України рекомендовано при завантаженні посилок судів користувалися виключно функцією «завантаження лише нових об’єктів».

Разом із цим, необхідно в черговий раз відмітити той факт, що спеціалістами ДСА України, якім подавалися форми звітності, у всіх без виключення випадках, надавалася велика відповідна методична допомога щодо правильного відображення даних у звітах.

Звіти за підсумками роботи за перше півріччя 2009 року приймались з 6 по 10 липня 2009 року, відповідно до графіка, затвердженого виконуючим обов’язки начальника територіального управління 16 червня 2009 року.

Звіти за підсумками роботи за 2009 рік приймались з 4 по 6, 8 та 11 січня 2010 року, відповідно до графіка, затвердженого виконуючим обов’язки начальника територіального управління 27 листопада 2009 року.

Звіти за формами №№2-А, 2-Ц, 4 та 5 приймалися головним спеціалістом відділу Кравцовою М.О., решта – головним спеціалістом відділу Кучеренко Н.В.

Під час прийняття піврічних звітів жодний не повернуто для доопрацювання у суди, що, все ж таки, свідчить про покращення якості підготовки звітів. Разом із тим, в ході прийняття звітів виникали певні труднощі та недоліки. Виправлення вносилися як працівниками апарату суду, так й спеціалістами ТУ.

Щодо недоліків, які мали місце при складанні первинних або зведених піврічних звітів, то низка відповідних питань вже висвітлювалася у аналітичному дослідженні за перше півріччя 2009 року, тому, у зв’язку із об’ємністю та вже явною «неактуальністю» викладати їх немає сенсу. Їх аналіз та розгляд буде більш доречним у розрізі виправлених недоліків на наступний звітній період, тобто, щодо складання та подання річних звітів за 2009 рік.

Під час прийняття річних звітів, на відміну від піврічних, був повернутий для доопрацювання у Ленінський районний суд звіт за формою №1 щодо розгляду судом кримінальних справ. У його прийнятті було відмовлено з тих підстав, що при перевірці залишку справ та матеріалів кримінального судочинства на початок 2009 року з залишком справ та матеріалів на кінець 2008 року (з річним звітом за 2008 рік) встановлена їх кількісна невідповідність. Обов’язкових підтверджень показників, про які неодноразово йшла мова на традиційних семінарах в ТУ перед складанням та поданням звітності про роботу суду, надано не було. При цьому, на запит спеціаліста ТУ щодо надання відповідних підтверджень, хоча б про зміну залишку справ та матеріалів по декількох розділах звіту, помічник голови Ленінського районного суду (Трубіна О.В., яка подавала цей звіт) пояснила, що звіт робила не вона, пояснити по показниках нічого не може, «нехай сам секретар суду приїжджає та подає свій звіт». При цьому, якоїсь зацікавленості у даного працівника апарату суду щодо переліку показників, які треба перевірити або виправити, шляхів усунення недоліків звітності - не було, і лише за ініціативою самого спеціаліста ТУ висвітлені загальні та конкретні проблеми, які слід було вирішити при переробленні звіту. При цьому, показники, щодо яких запрошені підтвердження, згодом в своїй більшості були змінені, що говорить не тільки про неналежну підготовку та складання первинного звіту за вищезазначеною формою, але й про небажання осіб, які повинні контролювати стан обліково-статистичної роботи в суді вникнути в суть вже складеного звіту та перевірити хоча б деякі показники статистичної звітності.

Слід зазначити, що при поданні первинних річних звітів всіма без виключення працівниками апарату суду враховане зауваження щодо статусу електронних варіантів звіту «проект запропоновано», а не «чернетка». Разом з цим, Совєтським районним судом при складанні річних звітів за декількома формами неправильно обраний період звіту: потрібно «рік», а обраний «період». Це при тому, що на семінарі перед складанням річних звітів з працівниками апарату суду неодноразово зверталася увага на те, за який саме період робляться звіти та який саме період необхідно обирати в програмі. Крім того, ще у піврічному аналізі на цей факт, у тому числі, щодо Совєтського районного суду, зверталася увага. Слід наголосити, що неправильність обрання періоду звіту тягне за собою неможливість його прийняття спеціалістом ТУ, оскільки для зведення всіх звітів в один єдиний (зведений) по Криму період повинен бути у всіх первинних звітів однаковий. Щодо причини виникнення цього недоліку в суді, то треба відмітити, що такі факти викликані, насамперед, незнанням або небажанням відповідних секретарів суду, які складали цей звіт, з’ясувати період врахування відповідних судових справ та/або перевірити правильність обрання періоду в «Атланті» при створенні електронного варіанту звіту. Цей недолік був усунений шляхом направлення на адресу ТУ іншими працівниками апарату суду звітів з виправленням вказаного недоліку. Звіти у повному обсязі прийняті ТУ в той же день, але для цього знадобилося багато часу.

Виправлення показників звітів судами спостерігалися при поданні їх до ТУ та при додатковій перевірці деяких показників спеціалістами ТУ.

Так, при прийомі виправлялись показники наступних форм звітів:

Форма 2-А

Такими судами, як Джанкойським, Сакським міськрайонними Білогірським, Роздольненським, Чорноморським у рядок 20 (кількість справ, розглянутих з фіксуванням судового процесу технічними засобами ) довідки до звіту, оскільки були невірно підраховані показники.

Джанкойським міськрайонним судом у рядок 18 (кількість направлених позовних заяв та матеріалів до інших місцевих судів) довідки до звіту були внесені 23 справи, які повинні бути у графі 6. Це при тому, що на семінарських заняттях зверталась увага працівників апарату суду на особливості внесення показників до рядку 18. Аналогічні виправлення вносилися Совєтським, Чорноморським районними судами.

Білогірським районним, Алуштинським міським судами у електронному варіанті звіту не указані прізвище керівника, виконавця, дата. В електронному варіанті Чорноморського районного суду була відсутня дата складання звіту.

Кіровським районним судом вносилися виправлення у розділ 2 рядок 1 (справи зі спорів фізичних чи юридичних осіб із суб’єктом владних повноважень щодо оскаржень нормативно-правових актів).

Судацьким міським судом вносилися виправлення у розділ 3 рядок 10 (справи, розгляд у яких відкладено (не розглянуті) понад 1 рік до 2 років)

Контрольна сума у паперовому варіанті не відповідала контрольній сумі у електронному варіанті у Залізничному районному суді м. Сімферополя, оскільки спочатку роздрукували чернетки звітів, а тільки потім запропонували їх для прийняття(контрольна сума змінилась).

Виправлення вносились також і у рядок 121(інші категорії спору) Чорноморським районним судом.

У звіті Сімферопольського районного суду було вказано дату складання звіту 31.12.2009 року. Однак, на семінарських заняттях неодноразово спеціалістами ТУ ДСА в АРК обговорювалось, що не можна вказати дату складання звіту 31.12.2009 р., оскільки у цей день ще можуть надходити позовні заяви та матеріали.

Совєтським районним судом у звітах був не вірно вказаний період, тому комп’ютер їх «не бачив».

Форма 2-Ц

Виправлення вносилися у рядок 10 (кількість справ, розглянутих з фіксуванням судового процесу технічними засобами) Алуштинським, Судацьким, Армянським міськими, Джанкойським, Сакським міськрайонними, Ленінським районним судами АРК.

У електронному варіанті звіту не указані прізвище керівника, виконавця, дата такими судами, як Алуштинським міським, Білогірським районним судами.

Сімферопольським районним судом вносилися виправлення у розділ 3.

Київським районним судом м. Сімферополя вносилися виправлення у розділ 2.2 оскільки був змінений залишок нерозглянутих справ на початок звітного періоду на 1 у зв’язку з об’єднанням справ, однак не був змінений показник в загальній графі 37 і відповідно у графі «усього».

Форма 4

В електронному варіанті не було дати і телефону виконавця у звіті Білогірського районного суду, Феодосійським міським судом був направлений «зведений звіт».

Форма 5

В електронному варіанті не було вказано дату у звіті Чорноморського районного суду.

При додаткової перевірки показників спеціалістом ТУ ДСА в АРК у ході зведення звітів районних (міських), міськрайонних судів АРК були виявлені наступні помилки.

Форма 2-А

Так, Білогірським районним судом вносилися виправлення у розділ 1 графи 2,1, а також у розділ 2 рядки 26, 27.

Форма 2-Ц

Так, Бахчисарайським районним судом вносилися виправлення у підрозділ 2.1 графу 11( у тому числі залишено без руху і надано строк для усунення недоліків), підрозділ 3.1 графу 10 (залишок заяв, щодо яких на кінець звітного періоду не вирішено питання про їх прийняття), розділ 8 у зв’язку з неуважністю.

Совєтським районним судом вносилися виправлення у підрозділ 2.1, розділ 4 рядки 2, 8 у зв’язку з помилково вказаними показниками, і як наслідок, вносилися виправлення у рядок 10 (кількість справ, розглянутих з фіксуванням судового процесу технічними засобами) довідки до звіту. Аналогічно виправлення у рядок 10 вносилися Київським районним судом м. Сімферополя. Слід зазначити, що виправлення у рядок 10 були внесені судами тільки після дзвінка спеціаліста ТУ ДСА в АРК. Цей факт свідчить про те, що працівники не вважають за необхідне ретельно перевіряти показники до яких вносяться виправлення.

У рядок 56 (інші) вносилися виправлення Залізничним районним судом м. Сімферополя, Керченським міським судами АРК. Це зауваження мало місце з причини неуважності або небажання відповідних працівників суду додатково та ретельніше перевірити відповідність суті позовних заяв рядкам звіту. При цьому на необхідність такої перевірки зверталася увага на семінарських заняттях.

Київським районним судом м. Сімферополя, у розділі 8 звіту помилково вказаний показник «0», тоді як фактично на розгляді в суді було 30 судових доручень.

Красноперекопським міськрайонним, Первомайським, Роздольненським районними судами вносилися виправлення показників у підрозділ 2.2 рядок 50, підрозділи 1.1, 2.2, підрозділ 2.2 рядок 18 відповідно.

Кіровським районним судом невірно були внесені показники у розділ 2.4 графу 6.

Форма 4

При складані зведеного звіту Форми 4 спеціалістом ТУ ДСА було виявлено ряд помилок, а саме:

Первомайським районним судом було надано недостовірні дані, у зв’язку із чим, вносилися виправлення у розділ 1.

У розділ 3 звіту вносилися виправлення Білогірським, Красногвардійським районними судами АРК.

При узагальненні наданою районними (міськими), міськрайонними судами АРК інформації щодо розгляду суддями справ і матеріалів за 2009 р. встановлені наступні помилки і недоліки:

- при підрахунку кількості осіб, відносно яких розглянуті кримінальні справи (графа 3) вносилися виправлення – Київським районним судом м. Сімферополя, Красноперекопським міськрайонним судом;

- при підрахунку кількості справ, розглянутих в порядку цивільного судочинства (графа 4) – Київським районним судом м. Сімферополя, Джанкойським міськрайонним, Совєтським, Чорноморським, Роздольненським районними судами;

- при підрахунку кількості розглянутих справ в порядку адміністративного судочинства (графа 5) – Чорноморським районним, Євпаторійським міським судами;

- при підрахунку кількості справ про адміністративні правопорушення (графа 6) – Сімферопольським районним, Красноперекопським міськрайонним, Залізничним районним судом м. Сімферополя;

- при підрахунку кількості інших справ і матеріалів (графа 7) – Судацьким, Євпаторійським міськими, Центральним, Київським, Залізничним районними судами м. Сімферополя, Совєтським, Ленінським, Білогірським, Сімферопольським районними, Джанкойським, Красноперекопським міськрайонними судами.

Відповідно, у зв'язку з внесенням змін до вказаних граф вищезазначеними судами були внесені зміни в графу 7 (всього).

Крім того, слід зазначити, що такими судами як Красноперекопським, Джанкойським міськрайонними, Залізничним, Київським районними судами м. Сімферополя, Ленінським, Совєтським районними судами виправлення вносилися і були направлені в ТУ ДСА в АРК двічі.

Так, старшому секретарю Ленінського районного суду Мезеновій Л.В. було вказано на недостовірність показників інформації по графі 7 і відповідно графі 8 і був наданий строк для виправлення. Проте у встановлений строк інформація не була надана в адресу Теруправління. Старший секретар послалася на те, що вона не має ніякого уявлення, яким чином складається вказана інформація, оскільки інформацію складала секретар суду, яка зараз знаходиться на лікарняному. У зв'язку з цим, витребувана інформація була надана в адресу ТУ ДСА в АРК тільки через декілька днів.

Необхідно звернути увагу на той факт, що для зручності в таблиці вказані форми звітів, розділи і графи, з якими при підрахунку кількості справ необхідно проводити звірку. Дана довідка має встановлену форму і надається в ТУ ДСА кожне півріччя і щороку.

Крім того, спеціалістами відділу на семінарських заняттях неодноразово зверталася увага працівників апарату суду, відповідальних за складання і надання вищевказаній інформації, на той факт, що вони зобов'язані звіряти інформацію, що надається з даними звітів. А у разі виправлення показників в звітах, вносити зміни до інформації про кількість розглянутих справ і матеріалів суддями і направляти в ТУ ДСА в АРК повторно.

У зв'язку з наданням невірних даних районними (міськими), міськрайонними судами АРК, спеціалістом Теруправління в телефонному режимі з'ясовувалися причини і витребувалася виправлена інформація.

При узагальненні виправленої інформації, наданої Київським районним судом м. Сімферополя, встановлений факт перекручення звіту судів першої інстанції про розгляд справ в порядку цивільного судочинства за 2009 рік (форма 2-Ц). У розділі 8 даного звіту вказаний показник «0», тоді як фактично на розгляді в суді було 30 судових доручень.

Таким чином, Київським районним судом м. Сімферополя вносилися зміни в звіт форми 2-Ц, спеціалістом Теруправління наново зводився звіт і надсилався на адресу ДСА України. У свою чергу спеціалісту ДСА України необхідно було зводити звіт з урахуванням внесених виправлень.

Разом із тим, як позитивний момент слід зазначити, що такими судами як: Алуштинським, Армянським, Феодосійським, Керченським, Ялтинським міськими, Сакським міськрайонним, Бахчисарайським, Кіровським, Красногвардійським, Нижньогірським, Первомайським районними судами, в частині звірки даних із звітами надана достовірна інформація і виправлення до довідок не вносилися.

Крім того, враховуючи таку кількість питань і відсутність прізвища виконавців спеціалісту Теруправління необхідно було обдзвонювати декілька працівників, щоб встановити, ким готувався документ (наприклад, Совєтський районний суд), про що неодноразово указувалося на семінарських заняттях. У зв'язку з чим, рекомендуємо надалі при складанні і направленні будь-якої інформації указувати прізвище виконавців і телефон для оперативності внесення виправлень, а також дату складання інформації. А при внесенні виправлень, необхідно указувати фактичну дату, оскільки, коли судами вносяться виправлення неодноразово і в ТУ ДСА поступає виправлена інформація, у тому числі і по електронній пошті, не зрозуміло, яка з отриманих інформацій є достовірною.

У зв'язку з чим, звертаємо увагу на рівень виконавської дисципліни працівників апарату суду.

Разом з цим, до подання та перевірки річної звітності та інформацій Нижньогірського районного та Ялтинського міського судів зауваження при прийнятті або щодо виправлення показників - відсутні.

Слід зазначити, що у 2008 року головною причиною, яка потягла за собою виправлення у звітах, за листами судів, – це саме технічна помилка, тобто, при складанні звітів показники в них працівниками суду пораховані вірно, але при внесенні їх в електронну форму звіту, допускалися неточності, оскільки складанням звітів та внесенням їх у електронну форму у судах займаються, як правило, різні працівники. Щодо піврічної та річної звітності 2009 року - просто небажання працівників апарату суду, відповідальних за складання звітів, провести додаткову перевірку та впевнитися у достовірності електронного варіанту звіту.

У зв’язку із чим, працівникам апарату суду, які відповідальні за складання звітів за цією формою необхідно приділити більшу увагу перевірці вірності показників у електронній формі звіту, та не забувати, що підписуючи такого роду документ не тільки вони відповідають за достовірність внесеної інформації, а й, насамперед, голова суду, який підтверджує правильність даних звіту.

В світлі вищезазначеного, в черговий раз вважаємо за необхідне рекомендувати працівникам апарату суду, які займаються обліково-статистичною роботою в суді та складанням звітів про роботу суду щодо здійснення правосуддя, проводити вибіркову перевірку деяких показників звітів до подання їх в ТУ. Адже звіти суду – це, насамперед, показники його роботи, за якими Верховний Суд України, Апеляційний суд АРК, ДСА України, та інші державні органи, юридичні та фізичні особи, отримуючи таку інформацію, складають думку та роблять відповідні висновки про роботу того чи іншого суду в цілому, у тому числі, щодо навантаження на суддів, категорії справ, що розглядаються, рівень складності цих справ, та ін. Таким чином, правильний облік справ та матеріалів суду та відображення їх у звітах є одним з найважливіших напрямків в роботі суду.

На належну підготовку та складання звітів також безперечно впливає стаж роботи та освіта працівників, що можливо відобразити наступним чином:

- 27% працівників, що займаються обліково-статистичною роботою мають стаж роботи на даній посаді до 1 року, 13,3% - від 1 до 2 років, 32,2% - від 2 до 5 років, 17% - від 5 до 10 років, 10% - більше 10 років;

- 7% працівників, які займаються обліково-статистичною роботою не мають юридичної освіти, 52,9% мають освітньо-кваліфікаційний рівень молодшого спеціаліста або є студентами вищих навчальних закладів або мають базову вищу, 39,5% - вищу.

Приведені дані, у порівнянні з попередніми, свідчать про тенденцію росту рівня освіти осіб, які займаються веденням обліково-статистичної роботи у суді. Разом з тим, 27% (майже третина) працівників, що займаються обліково-статистичною роботою в судах мають стаж роботи на даній посаді до 1 року, безперечно впливає на якість складання річних звітів, оскільки відсутність у працівників суду відповідного досвіду є однією зі складових як ведення обліково-статистичної роботи в суді в цілому, так й успішної здачі звітів, зокрема. Разом з тим, більш ніж третина працівників, що займаються обліково-статистичною роботою, мають стаж роботи на даній посаді від 2 до 5 років. При цьому, необхідно зазначити, що теоретичне знання норм діючого у державі права, безперечно, має не тільки позитивний вплив на виконання працівниками апарату суду своїх безпосередніх службових обов’язків, а й дозволяє більш глибше вникнути та зрозуміти суть тих чи інших показників звіту, які підлягають обліку.

Також, при проведенні даного аналітичного дослідження хотілося б звернути окрему увагу на якість проведення та складання подібного роду аналітичних досліджень у районних (міських), міськрайонних судах, а саме, щодо наступного.

Так, в деяких аналізах за 2009 рік, наданих судами на адресу ТУ ДСА в АРК, йдеться мова про проведення у суді аналізів якості розгляду суддями справ, причин скасування та змін судових рішень у звітному періоді, міри протидії корупції у суді або про проведення «перевірок кодифікації кодексів суддів», занять щодо етики поведінки державного службовця, «заняття з ознайомлення з рішенням Ради національної безпеки і оборони України від 21.04.2008 року «Про заходи щодо реалізації національної антикорупційної стратегії та інституційного забезпечення цілісної антикорупційної політики»» та ін. Тобто, перераховується, наприклад, весь зміст плану роботи суду на рік та всі проведені судом заходи щодо виконання плану роботи, або частина проведених судами заходів, але без посилання на те, яким саме чином це пов’язано безпосередньо з веденням обліково-статистичної роботи у суді. Тут треба зазначити, що при включенні в аналітичне дослідження щодо ведення судом роботи в тому чи іншому напряму результатів іншої аналітики, проведеної у суді, необхідно вказати про існуючий зв'язок між ними. Так, у випадку зазначення про проведення, наприклад, аналізів про практику розгляду судом справ або матеріалів певної категорії треба вказувати, наприклад, інформацію про: наявність або відсутність відповідних показників у звітності суду, при проведенні таких аналізів встановлювалися перекручення звітності або підтверджувалися відповідні статистичні показники суду, висновки щодо цього та ін.

У більшості аналізів судів приводиться досить об’ємна інформація про обговорення на нарадах листів ТУ ДСА в АРК, Апеляційного суду АРК та ін. При цьому, в аналізі вказується лише номер та дата цих листів, без зазначення їх найменування або змісту. Про що саме ці документи та яке саме відношення вони мають до організації обліково-статистичної роботи в суді в аналізах більшості судів, нажаль, не відображається, та посилання на них, таким чином, не є зрозумілим.

Крім того, у більшості аналізів судів дуже значна (по об’єму) увага приділяється саме навантаженню справ и матеріалів на суддів. Так, це безпосередньо стосується ведення обліково-статистичної роботи у суді, але ж, судом проводиться та надається на адресу Теруправління окреме аналітичне дослідження з даного питання - «Аналіз стану здійснення правосуддя». Таким чином, можна привести ці дані, однак тоді з висновками, яким чином це пов’язано безпосередньо з навантаженням на працівників апарату суду, які займаються веденням обліково-статистичною роботою в суді, впливає або ні на якість заповнення обліково-статистичних карток, при чому, у порівнянні з аналогічним попереднім звітним періодом та ін.

В одному з аналізів суду у висновках йде мова про необхідність проведення розрахунку навантаження роботи на працівників апарату суду. Але ж, не висвітлюється шляхів та пропозицій з розробки механізму такого навантаження або результатів вже проведених розрахунків такого роду у конкретному суді.

Звертає на себе увагу некоректність переводу змісту аналітичного дослідження з однієї мови на іншу. Так, в одному з аналізів термін «картка на особу» по кримінальним справам зазначена як «картка на обличчя», при тому, що є спеціальна Інструкція з ведення цих карток, тобто, особа, яка проводила аналіз, взагалі не вчитувалася у зміст документу, який направлявся у ТУ ДСА в АРК. Один з наданих аналізів взагалі виконаний одночасно на двох мовах: частина написана українською, частина – російською. У зв’язку з чим, при складанні аналітичних досліджень відповідним виконавцям необхідно пам’ятати та додержуватися вимог положення п.1.10 діючої Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді: «Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства». Відповідно до ст.10 Конституції України державною мовою в України є українська мова.

В якості недоліків в деяких аналізах судів треба зазначити, наприклад:

- відсутність інформації про ведення комп’ютерної програми «Судова статистика» або іншої комп’ютерної програми з діловодства у суді, проблемні питання або їх відсутність при роботі осіб у даній програмі, повнота та правильність внесення електронної інформації;

- відсутність інформації про якість подання звітності до ТУ ДСА в АРК (про виправлення на стадії прийняття спеціалістами, подальші додаткові перевірки показників, перекручення, зауваження та ін., заходи до недопущення помилок у подальшому);

- відсутність або неякісний аналіз рівня освіти та досвіду працівників апарату суду, відповідальних за організацію та ведення обліково-статистичної роботи у суді. Так, не завжди аналізується відповідна освіта таких працівників, а лише вказується назва ВУЗа, який закінчила особа (або навчається) та в якому році, але ж слід враховувати також й факультет (юридичний, економічний та ін.), який закінчила (або навчається) особа. Щодо досвіду, то в першу чергу потрібно аналізувати досвід особи саме з ведення обліково-статистичної роботи, а вже потім рахувати загальний стаж особи або стаж державної служби. При цьому, також необхідно звернути на необхідність аналізу питання про заміщення за наказом особи, яка займається веденням обліково-статистичної роботи в суді, іншою, на випадок знаходження відповідного працівника на лікарняному або відпустці. При чому, не тільки наявність відповідного наказу, а й рівень компетенції осіб, яких призначено на заміщення. Так, в одному з аналізів зазначено: «значна кількість порушень у веденні обліково-статистичної роботи приходиться на той період, коли працівники канцелярії суду знаходяться на лікарняному або відпустці. Особи, які їх заміщують на цей час, не компетентні в цих питаннях, на деяких ділянках роботи не приділяють достатньої уваги, що знижує рівень діловодства в суді». Однак, тут слід зауважити, що на сьогоднішній час в суді є досить багато посадових осіб (таких як старший секретар, консультанти, помічник голови суду, керівник апарату суду), які проводять відповідні перевірки та здійснюють контроль щодо недопущення «зниження» рівня діловодства у суді, і саме ці особи, за своїм рівнем освіти та, як правило, й досвіду, мають можливість організувати (навчити) інших працівників апарату суду (у першу чергу, секретарів суду) належним чином виконувати свої посадові обов’язки, сприяти підвищенню стану ведення обліково-статистичної роботи у суді.

Вивчені аналізи судів дозволяють рекомендувати працівникам апарату суду, на яких покладено проведення аналітичного дослідження по зазначеній темі приділяти більш значну увагу питанню проходження (руху) у суді справ і матеріалів кожної категорії судочинства: реєстрація у Журналі реєстрації вхідної кореспонденції, реєстрація в обліково-статистичних картках (реєстраційних журналах або книга), передання судді по відповідному контрольному журналу, прийняття справ і матеріалів до канцелярії суду після розгляду, правильність та повнота заповнення карток за результатами розгляду справ та в частині звернення судових рішень до виконання та ін.

Крім того, у висновках за результатами проведення аналітичного дослідження не обмежуватися загальними фразами у якості рекомендації «здійснювати постійний контроль» або «посилити контроль у майбутньому», а викладати конкретні заходи (та строки їх виконання), заплановані судом на наступний звітній, наприклад, планом роботи суду на 2010 рік передбачено проведення аналітичного дослідження за темою … (назва), перевірок обліково-статистичних карток … (по реєстрації яких саме справ та матеріалів, періодичність на ін.), занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням обліково-статистичної роботи в суді, за темами … (назва теми) та ін. Причому, планування цих заходів повинно бути обґрунтовано результатами діяльності суду у цьому напрямі у попередній звітній період, тобто, проаналізовано та розглянуто питання про необхідність збільшення або зменшення кількість перевірок, аналітичних досліджень або занять та ін., у томі числі, з урахуванням освіти та досвіду секретарів суду, які ведуть первинний облік справ та матеріалів у суді. У цьому русі хотілося б звернути увагу на необхідність проведення повторних перевірок стану ведення обліково-статистичної роботи у суді, тобто, після встановлення якихось порушень, слід не тільки обговорити їх на відповідній нараді, а й надати термін для усунення працівниками апарату суду виявлених недоліків на конкретній ділянці роботи з призначенням повторних перевірок у даному напрямі (контрольних). Але, ж у більшості аналізів судів про такі факти (заходи підвищення рівня діяльності суду у сфері ведення обліково-статистичної роботи в суді) - не відмічається.

З урахуванням наведеного та з метою покращення стану обліково-статистичної роботи у місцевих загальних судах та недопущення помилок у звітності судів, вважаємо за доцільне рекомендувати:

1. Головам районних (міських), міськрайонних судів Автономної Республіки Крим:

1.1 Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації судових справ і матеріалів та заповненню документів первинного обліку, у тому числі, шляхом включення у план роботи суду та проведення перевірок як ведення (якості заповнення) всіх видів обліково-статистичних карток на справи (матеріали), так і відповідності форм карток положенням діючої Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, а також щодо порядку та строків зберігання звітності суду.

1.2 Контролювати виконання директивних документів, постанов колегії, наказів, листів Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим.

1.3 Контролювати виконання заходів, які передбачені планами роботи суду.

1.4 Постійно планувати і проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями судової статистики.

1.5 Прийняти заходи щодо залучення до роботи з комп’ютерною програмою «Судова статистика» якомога більшої кількості працівників апарату суду з метою придбання працівниками суду навиків роботи з цією програмою.

1.6 Включати в плани роботу суду проведення занять з працівниками канцелярії суду щодо аналізу помилок, які допускаються під час складання статистичних звітів, з метою їх подальшого виключення.

2. Відділу організаційного забезпечення діяльності судів і органів суддівського самоврядування та судової статистики управління організаційного та кадрового забезпечення діяльності судів територіального управління державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим:

2.1. Постійно аналізувати стан обліково-статистичної роботи та дані судової статистики.

2.2. На протязі першого півріччя 2010 року провести семінарські заняття з працівниками апарату місцевих судів з питань первинної реєстрації та складання статистичних звітів, та, в цілому, збільшити кількість семінарів з цих питань. Приймати заходи щодо залучення до участі у семінарах-навчаннях, які проводитимуться спеціалістами ТУ у сфері ведення судової статистики, спеціалістів із судової статистики Апеляційного суду АРК з метою висвітлення проблем, які виникають у спільній роботі.

2.3. Запланувати на перше півріччя 2010 року щомісячне проведення узагальнень повноти та достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи, та судові рішення щодо яких набрали законної сили.

2.4. При проведенні вивчень стану організації діловодства в місцевих судах, приділяти значну увагу веденню обліково-статистичної роботи.

2.5. При вивченні стану обліково-статистичної роботи у місцевих судах Автономної Республіки Крим приймати заходи щодо надання методичної та практичної допомоги посадовим особам, відповідальним за ведення цієї ділянки роботи.

2.6. У першому півріччі 2010 року розробити методичні рекомендації щодо проведення аналітичного дослідження стану обліково-статистичної роботи у суді та оформлення результатів дослідження за допомогою відповідної аналітичної довідки.

2.7. Надіслати копію даного аналізу до місцевих судів Автономної Республіки Крим для обговорення та реалізації.

Відділ організаційного забезпечення

діяльності судів і органів суддівського

самоврядування та судової статистики

територіального управління

державної судової адміністрації

в Автономній Республіці Крим